Pictogrammen en symbolen in handleidingen


Categorie

Recent blog items

  • 14 July 2017

    CE-markering medische software

    Wanneer krijgt medische software een CE-markering? Medische hulpmiddelen zoals infuuspomp

    Lees meer>
  • 23 June 2017

    Brexit en dubbele documentatie

    Dubbele documentatie door Brexit? Het Verenigd Koninkrijk (VK) stapt definitief uit de EU

    Lees meer>
  • 30 March 2016

    Publicatie normontwerp gebruikershandleidingen NEN 5509

    Revisie norm gebruikershandleidingen De afgelopen jaren heb ik vanuit Manualise deelgenom

    Lees meer>
  • 30 March 2016

    Machinerichtlijn 2006/42/EC

    Welke eisen stelt de Machinerichtlijn aan de gebruiksaanwijzing? Elke machine die binnen

    Lees meer>
  • 21 March 2015

    Madcap Flare 11

    10 Reasons Why MadCap's Flare 11 Sets the Standard As a technical communication service b

    Lees meer>

Pictogrammen en symbolen in handleidingen

picto2

Beschrijvende pictogrammen ontwerpen

Ze zijn gemakkelijk te herkennen en hebben geen vertaling nodig: pictogrammen, symbolen en iconen. Ondanks dat ze zo simpel zijn, bevatten ze een aantal speciale kenmerken. Technisch schrijvers die voor hun handleidingen hun eigen pictogrammen willen ontwerpen moeten hiervan op de hoogte zijn en hun ontwerp voor gebruik goed testen.

De roep om een universele taal, onafhankelijk van cultuur en landsgrenzen is nog nooit zo duidelijk en dringend geweest als vandaag. Mensen met een verschillende afkomst en een verschillende moedertaal moeten met elkaar communiceren door de wereldwijde interafhankelijkheid op allerlei gebieden.

Industriële organisaties ontwikkelen en produceren al lange tijd niet alleen meer voor de lokale maar ook voor de globale markt. Technische documentatie moet daarom ook elke klant op de wereld bereiken, onafhankelijk van de taal die hij of zij spreekt. Maar, het vertalen van de handleiding in alle bestaande talen is een ongelooflijke uitdaging, zowel logistiek als qua tijd en kosten. Dus waarom gebruiken we geen vorm van communicatie die niet vertaald hoeft te worden?

Pictogrammen kunnen de uitkomst bieden. We komen ze in ons dagelijks leven op veel plaatsen tegen, bijvoorbeeld in het verkeer, waar mensen van overal op de wereld samenkomen. Pictogrammen kunnen mensen helpen en naar een doel leiden.

Pictogrammen, symbolen, iconen

Volgens Wikipedia is een pictogram een beeldsymbool dat informatie bevat in de vorm van een vereenvoudigde grafische representatie. Het is dus een algemene term. Er kan onderscheid gemaakt worden tussen iconische pictogrammen, symbolische pictogrammen en een mix van beide.

MD

Iconische pictogrammen lijken op het object of op het feit waar de boodschap over gaat, bijvoorbeeld een afgesneden vinger op een veiligheidspictogram. Deze vorm wordt normaliter door de meeste mensen begrepen.

uitroepteken

Aan de andere kant zijn er de abstractere symbolische pictogrammen; deze bevatten geen directe visuele referentie naar het object of feit waar het over gaat. Een voorbeeld is de driehoek met het uitroepteken. Het publiek moet eerst leren dat dit ‘let op’ of ‘pas op’ betekent.sneeuw

De classificatie is vaak moeilijk in het geval van een mixvorm. Het sneeuw- of ijskristal is een iconisch symbool, maar het bord waarschuwt voor kou. Het is maar zeer de vraag of deze boodschap door iedereen herkend wordt.

In het algemeen gelden de volgende stellingen:

  • Pictogrammen trekken de aandacht van de lezer en domineren de tekst in technische documentatie. Ze hebben een motiverend en effect en maken de tekst prettiger te lezen door hun vorm, kleur en omliggende witruimte.
  • Pictogrammen worden snel opgemerkt en vaak beter begrepen dan tekst. Tekstuele representatie van een product of proces zou gezien kunnen worden als een gecodeerde afbeelding.
  • Pictogrammen zijn klein en bevatten weinig elementen. Ze presenteren informatie in compacte vorm en nemen weinig plaats in.
  • Pictogrammen kunnen taal en interculturele grenzen overstijgen en vertaalkosten besparen.

Pictogramcollecties

  • Pictogrammen met betrekking tot veiligheid
    Deze dienen om ongelukken te voorkomen en gezondheidsveiligheid en veiligheid in het algemeen te verbeteren, met name op de werkvloer. De ANSI Z535.4 is de norm in de VS.
  • Grafische symbolen en veiligheidskleuren (Internationaal)
    Dit zijn veiligheidsmarkeringen die internationaal gestandaardiseerd en geregistreerd zijn. Bijvoorbeeld ISO 7010.

Typisch gebruik

Pictogrammen hebben hun plaats zelfs in technische documentatie gevonden. Op de volgende manieren worden ze typisch gebruikt:

  • Het markeren van opmerkingen m.b.t. veiligheid en waarschuwingen in handleidingen
  • Het aangeven van gevaar op machines
  • Het verduidelijken van productdocumenten, zoals handleidingen, catalogussen, brochures, datasheets, onderhoudsinformatie en trainingsdocumenten
  • Verkoopelementen/keurmerken op websites en online winkels.
  • Hulp bieden bij het gebruik van een product, zoals een voertuig of medische apparatuur
  • Operationele of bedienende elementen van interfaces om te klikken of op touch screens te drukken

De taak van pictogrammen

Wanneer pictogrammen worden gebruikt in gebruiks- en bedieningshandleidingen, of zelfs in een online helpdocument, kunnen ze het volgende bereiken:

  • Beschermen tegen gevaar
  • Informeren over specifieke omstandigheden
  • Helpen oriënteren (waar ben ik?)
  • Helpen navigeren (waar wil ik naartoe / waar zou ik naartoe moeten?)

Wereldwijde picto-taal

Illustraties en pictogrammen kunnen op zijn minst gedeeltelijk geschreven informatie vervangen in technische documentatie en taalbarrières verkleinen. Maar we hebben nog lang geen picto-taal die wereldwijd wordt begrepen en die taal compleet kan vervangen. Communicatie is niet mogelijk zonder een taal. Menselijk humeur en gevoel, en gedetailleerde betekenissen kunnen alleen in taal uitgedrukt worden.

Bovendien kunnen mensen afbeeldingen en pictogrammen verschillend interpreteren. De reden daarvoor is meestal dat ontwikkelaars geen informatie over de doelgroep en context hebben. Algemeen toepasbare pictogrammen kunnen alleen gecreëerd worden met deze informatie. Iedereen die zijn eigen pictogrammen zou willen maken zou zich daarom aan de volgende punten moeten houden.

  • Conventies en context:
    • Welke voorkennis en (visuele) conventies heeft de doelgroep?
    • In welke omgeving en in welke context zal het pictogram gebruikt worden?
  • Schema’s: Als iemand naar een weergegeven object op een pictogram kijkt vindt een visueel vergelijk plaats met een schema in zijn of haar geheugen. Hebben de gebruikers de goede schema’s in hun geheugen om het bericht te ontcijferen?
  • Culturele verschillen: Deze kunnen niet geëlimineerd worden en ook niet onder één noemer gebracht worden. Dingen en objecten lijken verschillend voor verschillende culturele groepen of worden verschillend geïnterpreteerd.

Intercultureel gebruik van pictogrammen kan alleen slagen als de kennis over deze punten bestaat en hier rekening mee wordt gehouden.

Beperkingen van pictogrammen

Als plaatjes worden geïntroduceerd betekent dat niet dat conventies van de doelgroep genegeerd kunnen worden. Het is essentieel om rekening te houden met de voorkennis van de doelgroep, want ‘men ziet alleen wat men kent’. De culturele groep waar de doelgroep deel van uitmaakt heeft vaak invloed op de manier waarop informatie verwerkt wordt, neem bijvoorbeeld het verschil in leesrichting tussen Romeinse en Arabische talen.

De symbolische waarde van kleuren is niet in alle culturen gelijk. Een kleur kan in de ene cultuur gerelateerd zijn aan positieve waarden, terwijl dezelfde kleur een negatieve waarde heeft in een andere cultuur. Bijvoorbeeld in Aziatische culturen, in Japan is wit de kleur van rauw en dood. In sterk contrast daarmee betekent het licht, reinheid of onschuldigheid in Europa. Pictogrammen hebben ook beperkingen met betrekking tot het weergeven van abstracte inhoud en gerelateerde en complexe statements van tijdvolgordes.

Regels voor pictogrammen

De principes van het begrijpen van afbeeldingen en ontwerpregels moeten meegenomen worden om te zorgen dat pictogrammen snel en eenvoudig begrepen worden: Iedereen heeft zijn eigen opvattingen over het voorkomen van objecten die vaak in zijn ervaringssfeer voorkomen (schema’s).

Laten we de auto als voorbeeld nemen. Deze bestaat (onder meer) uit wielen, een carrosserie een stuurwiel en koplampen. De weergave van slechts enkele prominente elementen is voldoende om het object te kunnen identificeren. Het weergegeven object komt overeen met het schema in het geheugen van degene die naar het pictogram kijkt.

Het object is geïdentificeerd als een ‘match’ in het geheugen is gevonden. De herkenning van het object kan verbeterd worden via de volgende punten:

  • Figuur-Achtergrond-indeling: Een basisprincipe is dat objecten worden gescheiden van de achtergrond eromheen. De ontwerpprincipes die deze indeling ondersteunen zijn onder meer de volgende:
    Nabijheid/Soortgelijkheid: Naastliggende of zelfs soortgelijke elementen worden gecombineerd tot een groep.
    Complete contour: Lijnen of elementen worden gecombineerd tot een gesloten ontwerp.
    Doorloop: Een lijn wordt op de eenvoudigste manier vervolgd.
    Inclusiegebied: Elementen binnen een frame worden tot een groep gecombineerd.
  • Context: Elementen die met elkaar verbonden zijn vormen een eenheid.
  • Prominente objecten: Objecten kunnen gepresenteerd worden met lijnen of gevulde vlakken (gerasterd of volledig ingekleurd). Lijnen moeten duidelijk en voldoende dik zijn zodat het object goed herkend kan worden.

Andere elementen om het ontwerp te verbeteren zijn:

  • Simpele en bondige objecten: Ontwerp objecten zo simpel mogelijk, zonder de herkenbaarheid aan te tasten. Details vertragen het herkenningsproces en leiden af waardoor de kijker onnodig wordt opgehouden.
  • Sluit objecten: Het hele pictogram en de individuele objecten moeten op zichzelf compleet zijn. Dit kan bereikt worden met een grenslijn of doorlopende achtergrond.
  • Meerdere objecten: Als meerdere objecten gebruikt worden in een pictogram, dan moeten deze ‘samenwerken’ en een eenheid vormen. Individuele objecten moeten niet strijden om de aandacht van de kijker.
  • Grootte: Het pictogram zou direct herkend moeten worden, zonder oogbewegingen. Om dit te bereiken moet de grootte afgestemd worden op de leesafstand. Bij een normale leesafstand is het gebied met scherp zicht ongeveer zo groot als een dubbeltje. Pictogrammen die een serie vormen moeten dezelfde afmeting hebben.
  • Kleur: Kleur helpt om bepaalde elementen extra op te laten vallen, maar zou heel beperkt gebruikt moeten worden en zeker niet om het pictogram ‘mooier’ te maken. Kleurrijke plaatjes zijn minder behulpzaam, maar kleur kan worden gebruikt om de aandacht van de gebruiker te leiden. Vermijd het gebruik van kleurverloop/schaduweffect zoveel mogelijk.
  • Pictogrammenreeks: In een serie van pictogrammen moet elk plaatje direct herkenbaar zijn en afwijken van de andere. Een uniforme stijl is belangrijk zodat technisch schrijvers zoveel mogelijk dezelfde hoeken, kleuren, pijlen en lijnen gebruiken.

Iedereen die zijn eigen pictogrammen wil ontwerpen kan dit bereiken in zeven stappen. Professionele resultaten kunnen aan het einde bereikt worden met hulp van een grafisch ontwerper.

1. Bepaal de boodschap van het plaatje

Wat moet het pictogram zeggen of wat zou zijn effect moeten zijn? Wat is de boodschap? Waar en in welke context wordt het pictogram gebruikt? Het helpt om het doel in een paar zinnen of trefwoorden te beschrijven.

2. Verklein de doelgroep

Als basisprincipe geldt dat het symbolisme preciezer geselecteerd kan worden wanneer de doelgroep heel scherp is gedefinieerd. Hierdoor wordt ook de kans vergroot dat de inhoud wordt begrepen. Het symbolisme moet universeler zijn wanneer de doelgroep niet zo scherp is afgebakend. Welke achtergrond en ervaring kun je verwachten van de doelgroep met betrekking tot de informatie die je over wilt brengen? Culturele verschillen spelen ook een rol. Een rekening in een Aziatisch restaurant zal er anders uitzien dan in een Europees restaurant bijvoorbeeld. Het symbool voor geld varieert in verschillende landen door de verschillende valuta. De afbeeldingen zouden gebaseerd moeten zijn op de ervaringen van de doelgroep (vergelijk met de “schema’s” in het geheugen zoals eerder besproken).

3. Herken de beperkingen van representatie

Als het moeilijk is om een boodschap in afbeeldingen te vatten, kan een combinatie van afbeelding en tekst worden gebruikt. De technisch schrijver kan het pictogram aan het begin van de handleiding uitleggen, zodat het pictogram later niet steeds opnieuw uitgelegd hoeft te worden. Hij moet hierbij wel binnen bepaalde grenzen blijven. Bij abstracte inhoud, gerelateerde en complexe statements kan een uitleg nog steeds op zijn plaats zijn. Symbolische pictogrammen moeten altijd uitgelegd worden, tenzij de doelgroep zeer scherp gedefinieerd is en de schrijver zeker weet dat deze de pictogrammen kent en begrijpt.

4. Ontwerp en schets

Handmatige schetsen zijn ideaal om de inhoud en vorm te ontwikkelen. Het gebruik van computers is in de eerste ontwerpfase eerder een belemmering. In grafische programma’s ben je namelijk al snel teveel bezig met de mogelijkheden van de software in plaats van met het ontwikkelproces. De computer vraagt noodzakelijkerwijs een exacte werkwijze, wat creativiteit hindert.

5. Reductie en generalisatie

De technisch schrijver zou een typisch onderdeel van een groep objecten moeten uitkiezen. Het beste resultaat wordt verkregen als proefpersonen de meest representatieve schets aanwijzen uit een set verschillende ontwerpen. Het prototype staat niet voor een specifiek object, bijvoorbeeld een specifiek type vliegtuig, maar voor staat voor alle vliegtuigen. Dit kan alleen bereikt worden door de afbeelding te reduceren tot slechts enkele elementen die alle vliegtuigen met elkaar gemeen hebben. Hiervoor moet de schrijver een hoek kiezen waaronder de prominente elementen zichtbaar zijn. Hij dient er ook rekening mee te houden dat het pictogram later vergroot of verkleind kan worden.

 

6. Bereid de realisatie voor

De technisch schrijver zou met professionals moeten werken om de schetsen op zijn computer te krijgen. Een ervaren grafisch ontwerper heeft de kennis, kunde en programma’s om een professioneel resultaat te realiseren. Deze grafisch ontwerper zou al vroeg in de ontwikkelfase bij het project betrokken moeten worden.

7. Evalueer en herzie

Het effect van pictogrammen kan alleen bepaald worden door deze in de doelgroep te testen. Professionele bruikbaarheidstesten zijn een logische keuze, maar veel zwaktes kunnen ook al worden ontdekt door een kleine groep mogelijke gebruikers over het pictogram te ondervragen. In een internationale organisatie kunnen bijvoorbeeld de vertegenwoordigers van verschillende landen betrokken worden bij de test om interculturele aspecten mee te nemen. De verkregen inzichten kunnen vervolgens worden gebruikt om de pictogrammen te verbeteren. Deze stappen, van aanpassen en testen, moeten worden herhaald totdat de gewenste resultaten worden gehaald.

Vijf is voldoende

De bruikbaarheidsexpert Jakob Nielsen legt uit dat een test onder vijf proefpersonen voldoende is. Dit heeft ermee te maken dat een hoger aantal proefpersonen te weinig nieuwe informatie biedt en daardoor niet echt de moeite waard is. Nielsen zegt dat bijna een derde deel van de gewenste informatie over gebruiksvriendelijkheid al verkregen wordt met slechts één proefpersoon. Een tweede persoon geeft grotendeels dezelfde en weinig nieuwe informatie. Hoe meer proefpersonen, hoe lager de meerwaarde per proefpersoon. Volgens Nielsen heb je na een test onder vijf proefpersonen 83% van de mogelijke informatie verzameld. Dit is voldoende om een pictogram significant te verbeteren.

Een goed resultaat bereiken

Pictogrammen kunnen gedeeltelijk tekstuele informatie vervangen. Ze kunnen belangrijke informatie geven, de gebruiker helpen navigeren door handleidingen en waarschuwen voor gevaar. Technisch schrijvers kunnen pictogrammen ontwikkelen als zij basiskennis hebben van afbeeldingsbegrip en zich houden aan de bijbehorende ontwerpregels. Professionele resultaten worden behaald als wordt samengewerkt met grafisch ontwerpers. Wanneer bruikbaarheidstesten ook worden ingeroosterd in de ontwikkelfase, kunnen de technisch schrijvers een eindresultaat bereiken met begrijpelijke en bruikbare pictogrammen.

Checklist voor de ontwikkeling van pictogrammen

  • Heb je conventies van de doelgroep meegenomen, zoals voorkennis, cultuur en denkpatronen?
  • Heb je de achtergrond van afbeeldingsbegrip meegenomen, zoals de figuur-achtergrond-indeling?
  • Heb je je gehouden aan ontwerpregels? (prominente, simpele en complete elementen, gecombineerde impact van meerdere objecten)
  • Heb je duidelijke specificaties en standaarden op gebied van grootte, vorm, kleur, hoek? (extra belangrijk voor pictogramreeksen)
  • Heb je nieuw geïntroduceerde symbolische pictogrammen in de tekst uitgelegd?