Is het verplicht om een handleiding te vertalen?


Categorie

Recent blog items

  • 14 July 2017

    CE-markering medische software

    Wanneer krijgt medische software een CE-markering? Medische hulpmiddelen zoals infuuspomp

    Lees meer>
  • 23 June 2017

    Brexit en dubbele documentatie

    Dubbele documentatie door Brexit? Het Verenigd Koninkrijk (VK) stapt definitief uit de EU

    Lees meer>
  • 30 March 2016

    Publicatie normontwerp gebruikershandleidingen NEN 5509

    Revisie norm gebruikershandleidingen De afgelopen jaren heb ik vanuit Manualise deelgenom

    Lees meer>
  • 30 March 2016

    Machinerichtlijn 2006/42/EC

    Welke eisen stelt de Machinerichtlijn aan de gebruiksaanwijzing? Elke machine die binnen

    Lees meer>
  • 21 March 2015

    Madcap Flare 11

    10 Reasons Why MadCap's Flare 11 Sets the Standard As a technical communication service b

    Lees meer>

Is het verplicht om een handleiding te vertalen?

Onlangs werd ons door een grote importeur van lasapparaten de vraag gesteld of het toegestaan is een quick start guide in een lokale taal (bijvoorbeeld in het Nederlands voor de Nederlandse markt) bij een product te voegen en de volledige handleiding slechts in het Engels. Dit zou veel geld en tijd besparen, omdat ze dan niet de volledige handleiding hoeven te vertalen. Vooral voor de apparaten die het bedrijf slechts een paar verkoopt is dit erg wenselijk. Vanuit de CE-richtlijnen zijn er geen verplichtingen, vanuit de Richtlijn Arbeidsmiddelen echter wel.

Handleiding vertalen verplicht

Omdat het om een professioneel product gaat hoeven we niet te kijken naar de Richtlijn Algemene Productveiligheid, die dit voor consumentenproducten wel min of meer verplicht.  Europese richtlijnen voor CE-markering kunnen wel betrekking hebben op de lasapparaten. Europese richtlijnen zijn opgenomen in nationale wetgevingen en dienen dus opgevolgd te worden. We gaan de van toepassing zijnde richtlijnen voor de MIG en TIG lasapparaten bepalen (exclusief gasflessen). Via de website www.newapproach.org zijn de meest belangrijke Europese richtlijnen te vinden. Op de lasapparaten zijn ten minste de volgende richtlijnen van toepassing:

  • 2004/108/EC Electromagnetic compatibility (EMC)
  • 2006/95/EC Low Voltage
  • 2006/42/EC Machinery

Als we deze richtlijnen nader bestuderen vinden we het volgende:

De EMC richtlijn zegt onder andere:

De fabrikant verstrekt informatie over specifieke voorzorgsmaatregelen die tijdens de assemblage, de installatie, het onderhoud of het gebruik van het apparaat moeten worden getroffen.

Hieruit blijkt dat het dus niet verplicht is de handleiding in de taal van het land waar het product wordt gebruikt te leveren. Daarnaast geeft de EMC nog enkele andere eisen (zoals de verplichte vermelding van de naam van de fabrikant etc. )

De laagspanningsrichtlijn zegt onder ander:

De fabrikant verstrekt informatie over specifieke voorzorgsmaatregelen die tijdens de assemblage, de installatie, het onderhoud of het gebruik van het apparaat moeten worden getroffen.

Hieruit blijkt dat het dus niet verplicht is de handleiding in de taal van het land waar het product wordt gebruikt te leveren. Daarnaast geeft de laagspanningsrichtlijn nog enkele andere eisen (zoals ook weer de verplichte vermelding van de naam van de fabrikant etc.)

De Machinerichtlijn zegt onder andere:

De fabrikant moet de gebruikers informeren over de restrisico’s ten gevolge van een tekortkoming van de getroffen beveiligingsmaatregelen, aangeven of een bijzondere opleiding vereist is en vermelden dat persoonlijke beschermingsmiddelen vereist zijn.

Bij iedere machine moet een gebruiksaanwijzing zijn gevoegd in de officiële Gemeenschapstaal (of talen) van de lidstaat waar de machine op de markt wordt gebracht en/of in bedrijf gesteld.

Daarnaast geeft de machinerichtlijn tal van overige eisen waaraan een handleiding moet voldoen. Het bedrijf was van mening dat de lasapparaten niet aan de machinerichtlijn dienen te voldoen. Indien de machinerichtlijn inderdaad niet van toepassing is, is het vanuit CE-markering inderdaad toegestaan een quick start bij het product te voegen in een lokale taal en de volledige handleiding Engels te houden. Het is vanuit CE-markering ook toegestaan om slechts de Engelse handleiding toe te voegen. Daarnaast kan worden overwogen de uitgebreide handleiding online te plaatsen en een quick start (in alleen het Engels of in een lokale taal) toe te voegen.

De fabrikant is echter wel verplicht “specifieke voorzorgsmaatregelen die tijdens de assemblage, de installatie, het onderhoud of het gebruik van het apparaat moeten worden getroffen” te vermelden én de quick start moet ook een paar verplichte andere gegevens bevatten. Echter, buiten de CE-richtlijnen zijn er nog andere richtlijnen van toepassing op professionele producten. Zo stelt de EU-Richtlijn Arbeidsmiddelen 2009/104/EG  minimumvoorschriften aan de veiligheid en gezondheid voor het gebruik op het werk van de arbeidsmiddelen door de werknemers. Deze richtlijn is van toepassing op alle arbeidsmiddelen, zoals machines, apparaten en gereedschappen die op een arbeidsplaats worden gebruikt. De richtlijn zegt:

De informatie en de gebruiksaanwijzingen moeten voor de betrokken werknemers begrijpelijk zijn.

Op basis hiervan kan worden aangenomen dat een handleiding welke niet in de taal van de werknemer is opgesteld, als niet-begrijpelijk kan worden gesteld.

Stel dat de machinerichtlijn toch ook nog van toepassing zou zijn op de producten, dan was het vanuit deze richtlijn ook verplicht  een handleiding in de taal van het exportland bij het product te leveren. Deze handleiding moet vervolgens nog aan veel andere eisen voldoen. Een quick start zou in principe mogen, mits deze aan die eisen voldoet. Afhankelijk van het product zal de quick start dan al snel enkele pagina’s bevatten, oplopend tot een flink document (meer over quick starts en andere handleiding voorbeelden).

Relevante links: Mr. Michael Gerrits over Gebruiksaanwijzingen en vertalingen