Online handleiding of handleiding in doos?


Categorie

Recent blog items

  • 14 July 2017

    CE-markering medische software

    Wanneer krijgt medische software een CE-markering? Medische hulpmiddelen zoals infuuspomp

    Lees meer>
  • 23 June 2017

    Brexit en dubbele documentatie

    Dubbele documentatie door Brexit? Het Verenigd Koninkrijk (VK) stapt definitief uit de EU

    Lees meer>
  • 30 March 2016

    Publicatie normontwerp gebruikershandleidingen NEN 5509

    Revisie norm gebruikershandleidingen De afgelopen jaren heb ik vanuit Manualise deelgenom

    Lees meer>
  • 30 March 2016

    Machinerichtlijn 2006/42/EC

    Welke eisen stelt de Machinerichtlijn aan de gebruiksaanwijzing? Elke machine die binnen

    Lees meer>
  • 21 March 2015

    Madcap Flare 11

    10 Reasons Why MadCap's Flare 11 Sets the Standard As a technical communication service b

    Lees meer>

Online handleiding of handleiding in doos?

Veel bedrijven vragen zich af of het mogelijk is de handleiding van hun producten of machines in een elektronische vorm te verschaffen. Hier kunnen verschillende redenen aan ten grondslag liggen. Voor sommige bedrijven komt het voort uit een praktisch probleem: ze worstelen met het feit dat hun handleidingen in steeds meer talen moeten verschijnen vanwege internationalisering. Hierdoor worden de handleidingen soms zo dik, dat ze zelfs niet meer in de verpakking passen. Dit is vaak het geval bij consumentenelektronica. Maar bij de meeste bedrijven komt de interesse voort uit de mogelijkheden om op deze manier kosten te kunnen besparen. Denk hierbij niet alleen aan papier- en drukkosten, maar ook aan transportkosten.

Meerdere voordelen

Er zijn echter meerdere voordelen aan een online of elektronische HTML of PDF handleiding verbonden:

Passend in tijdsbeeld

Het internet is overal om ons heen. We lezen meer vanaf ons scherm dan uit een boekwerk. We grijpen vele malen vaker per dag naar onze tablet of smartphone dan naar een fysiek document. Door een handleiding online beschikbaar te stellen, kan een organisatie laten zien dat ze met deze ontwikkeling meegaat, waardoor ze zich in het ‘nu’ plaatsen.

Updaten gaat eenvoudig

Veel van de producten die wij gebruiken maken óf gebruik van software, óf bestaan steeds vaker uit een combinatie van een fysiek product met een webservice (zogenaamde web enabled product-service networks, oftewel Meta Products). Een voorbeeld is iTunes in combinatie met de iPhone. Kenmerkend voor webservice en software is dat ze snel doorontwikkelen en er regelmatig een update beschikbaar is. Hiermee verandert ook de handleiding. In geval van een update is het eenvoudiger de online handleiding te wijzigen dan de papieren variant.

Minder milieubelasting

Minder papier betekent automatisch minder belasting voor het milieu. Voor de bekende merken van deze wereld kan dat betekenen dat er honderdduizenden tonnen minder CO2 in de lucht belanden.

Verbetering concurrentievermogen

De verlaging van de milieubelasting komt vanwege de papierbesparing. Minder papier betekent minder papier- en logistieke kosten. Minder kosten betekent een verbetering van het concurrentievermogen.

Overige voordelen kunnen zijn:

  • Het is eenvoudig aan te geven en te bewijzen dat documenten zijn ontvangen;
  • De gebruiker kan eenvoudig aangeven dat hij de documenten ook heeft begrepen;
  • Documenten kunnen hanteerbaarder zijn;
  • Er kan geregistreerd worden welke informatie (vaak) geraadpleegd wordt;
  • Hetzelfde document is eenvoudiger door meerdere mensen te raadplegen;
  • Informatie is eenvoudiger op te zoeken (bijvoorbeeld door ctrl+f).

Echter, er kunnen ook nadelen kleven aan een online handleiding, waaronder:

  • Het zou in strijd kunnen zijn met de richtlijnen;
  • Je verplicht de gebruiker toegang tot een pc en/of internet te hebben;
  • Er heerst onzekerheid over de bereikbaarheid van de handleiding. De server zou bijvoorbeeld offline kunnen gaan.

Online handleiding en wetgeving

Om te kijken wat de wet zegt over het online of elektronisch leveren van een handleiding (bijvoorbeeld als PDF), moeten we de richtlijnen erbij pakken. Richtlijnen worden op Europees niveau opgesteld uit het oogpunt van productveiligheid. Alle individuele Europese lidstaten zijn verplicht de richtlijnen in nationale wetgevingen op te nemen. De richtlijnen zeggen onder meer het volgende over handleidingen:

Machinerichtlijn (2006/42/EC)

  • Bij iedere machine moet een gebruiksaanwijzing zijn gevoegd in de officiële gemeenschapstaal (of talen) van de lidstaat waar de machine op de markt wordt gebracht en/of in bedrijf gesteld (bron: bijlage 1.7.4 Machinerichtlijn)

Guidlines PPE: Richtlijn voor persoonlijke beschermingsmiddelen (89/686/EEC)

  • The information supplied by the manufacturer constitutes a fundamental element in order to judge the conformity of a PPE
  • It is considered an integral part of the PPE

Speelgoedrichtlijn (2009/48/EC)

  • (…) maken integraal deel uit van speelgoed
  • (…) zijn een noodzakelijk onderdeel van de veiligheidsmaatregelen ten aanzien van speelgoed