Uw Nederlandse handleiding vertalen?


Uw Nederlandse handleiding vertalen?

Wanneer producten op de internationale markt verhandeld worden, is het in de meeste gevallen noodzakelijk dat ook de bijbehorende Nederlandse handleiding naar meerdere talen vertaald wordt. Het vertalen en lokaliseren van een handleiding is echter een vak apart en u doet er verstandig aan hier een bedrijf voor in te schakelen die de nodige kennis in huis heeft. Een goed inzicht in dergelijke vertaalprocessen komt de kwaliteit namelijk ten goede en reduceert de kosten. Staat u op het punt een Nederlandse handleiding te laten vertalen? Dan kan Manualise u van dienst zijn. Het schrijven en vertalen van handleidingen alsmede de ontwikkeling van bijpassende illustraties behoren tot de expertises van Manualise.

 

Vraag direct een offerte aan >

Checklist voor het vertalen van een Nederlandse handleiding

Een aantal vragen spelen een rol bij het (laten) vertalen van een handleiding. Is het verplicht een handleiding te vertalen bij internationaal handelen? Hoe het juiste vertaalbureau te selecteren? Wat zijn de risico’s en hoe kan de kwaliteit van de vertaling gecontroleerd worden? Welke kosten zijn er mee gemoeid en hoe kunnen deze in de hand gehouden worden? De belangrijkste aspecten staan in onderstaand overzicht weer gegeven en worden daar tevens nader beschreven.

Aandachtspunten bij vertalen handleiding

1.  Waarom uw Nederlandse handleiding vertalen?

Er bestaan Europese richtlijnen die bedrijven verplichten bij ieder product  een handleiding te leveren in de taal van het desbetreffende exportland. Voor consumentenproducten is hiervoor de Productveiligheidsrichtlijn en voor professionele producten zeggen richtlijnen als deArborichtlijn en verschillende CE-richtlijnen hier het e.e.a. over. Voor bepaalde producten kan er ook sprake zijn van nationale regels. In de meeste gevallen is de handleiding vertalen dan wettelijk verplicht.

De behoefte om uw Nederlandse handleiding te vertalen kan, naast de wettelijke verplichtingen, natuurlijk ontstaan zijn ten behoeve van de gebruiksvriendelijkheid. Indirect is dit dus een reden vanuit marketing perspectief. Een handleiding in de moedertaal van de gebruiker wordt immers beter gewaardeerd dan een handleiding die bijvoorbeeld alleen in het Engels wordt bijgeleverd.

Het aantal talen waarnaar de Nederlandse handleiding uiteindelijk vertaald moet worden, is van invloed op de structuur van de handleiding. Het is om deze reden zeer belangrijk dat het aantal talen waarin de handleiding moet worden opgeleverd reeds bekend is voordat de ontwikkeling van start gaat.

2.  Selectie vertaalbureau

De keuze voor een vertaler of vertaalbureau dient bij ieder vertaalproject een weloverwogen beslissing te zijn. Zo kan er bijvoorbeeld gekozen worden voor een freelancer, een klein of groot vertaalbureau. De freelancer is wellicht het goedkoopst, maar zal hoogstwaarschijnlijk meer eigen inbreng vragen. En indien meerdere talen gewenst zijn, zullen er ook meerdere freelancers moeten worden ingeschakeld. Een groter vertaalbureau werkt daarentegen vaak wel met één contactpersoon en  heeft bovendien alle talen in huis. Een ander voordeel van een groot bureau is dat het kwaliteitsbeheer en het projectmanagement vrijwel volledig uit handen worden genomen. De keerzijde is dat grotere bureaus doorgaans wat meer generiek zijn en niet alle vertalers beschikken over de juiste kwalificaties en de benodigde kennis.

Bij het selecteren van een vertaalbureau doet u er verstandig aan eerst te kijken naar de vertaalervaring. Welke talen worden ondersteund? Welke achtergrond en opleiding hebben de vertalers en betreffen het ‘native speakers’? Vervolgens wordt bekeken of het bureau inhoudelijke expertise heeft. Daarna wordt onderzocht hoe bij het betreffende bedrijf de kwaliteit gewaarborgd en gecontroleerd wordt. En tot slot zijn natuurlijk ook de kosten die gemoeid zijn met het vertalen van uw Nederlandse handleiding van belang en mogen deze best vergeleken worden met die van andere partijen.

3.  Risico’s

Aan het (laten) vertalen van uw Nederlandse handleiding kleven risico’s. Het is van essentieel belang voor het vertaalproject om te weten welke risico’s dat zijn en hoe hier het beste mee om kan worden gegaan. Allereerst het verschil tussen vertalen en lokaliseren. Een tekst sec vertalen resulteert vrijwel altijd in onjuistheden. Bepaalde documentatie, zoals ook handleidingen, dienen te worden aangepast aan nationale standaarden, begrippen, leestekens, regelgeving, enzovoort. Dit wordt bedoeld met lokaliseren, hetgeen dus enorm verschilt van vertalen alleen. Om maar een voorbeeld te noemen, kunnen de Nederlandse termen HBO en WO in andere talen niet zo worden opgenomen. Lokalisatie is een tekst zodanig aanpassen en vertalen dat deze zowel taalkundig als technisch en inhoudelijk correct is én voldoet aan de eisen van het betreffende land. Risico’s kunnen verkleind worden door middel van goede communicatie met de vertaler of het vertaalbureau.

Een ander risico is gelegen in het kennisniveau van de vertaler van uw handleiding. Vertalers beheersen een bepaalde taal, maar hebben zij ook enige kennis over de sector waarin u zich verkeert? De te vertalen tekst kan bij een gebrek aan kennis ook door uw vertaler al niet of verkeerd begrepen worden, terwijl u niet in staat bent om die fouten achteraf in een vreemde taal te herkennen. Slechte of foutieve vertalingen liggen op de loer wanneer de vertaler niet beschikt over de nodige voorkennis. Om deze reden moet er, zoals eerder al benoemd, bij de selectie van een vertaler ook gekeken worden naar de inhoudelijke expertise.

Ondanks dat vertaalbureaus te allen tijde zullen zeggen garant te staan voor kwaliteit, is dit in de meeste gevallen moeilijk te controleren. Beheersing van de doeltaal is vaak zowel bij het vertaalbureau als de opdrachtgever niet altijd aanwezig ter controle. Taal- en spelfouten zijn nog redelijk eenvoudig te herkennen, maar de kwaliteit van stilistische kenmerken, zoals taalgebruik, leesbaarheid en schrijfstijl zijn moeilijk objectief te meten. Om deze reden is het belangrijk om vooraf met een vertaler vast te leggen hoe klachten en opmerkingen worden afgehandeld. Het is te allen tijde raadzaam om steekproefsgewijs de vertaalde teksten voor te leggen aan een contactpersoon uit het land waarnaar u uw product exporteert. Deze geplande  controle kan het vertaalbureau naar de vertaler communiceren, zodat deze kan aangeven welke opmerkingen wel/niet binnen de verantwoordelijkheid van de vertaler vallen.

Een goed toezicht op de vertaalprocessen is tevens erg belangrijk. Indien er namelijk onverhoopt toch een fout in de vertaling sluipt, waardoor een gevaarlijke situatie ontstaat, dan loopt u als fabrikant of importeur onnodig risico. Voorbeeld: wanneer bij de vertaling van “dit product is niet bedoeld voor gebruik buitenshuis” per ongeluk het woordje “niet” wordt weg gelaten, zal een rechter bij een ongeval het product als gebrekkig beoordelen en de fabrikant aansprakelijk stellen. De handleiding is immers een integraal onderdeel van het product.

4.  Vertaalkosten minimaliseren

Om te achterhalen op welke kosten voor de vertaalprojecten te besparen is, dient eerst inzichtelijk te worden gemaakt waaruit vertaalkosten precies bestaan. Namelijk:

  • De daadwerkelijke vertaalkosten die worden berekend op basis van het aantal woorden in de brontekst
  • Het projectmanagement
  • Desktop publishing (DTP) werkzaamheden voor het opmaken van de vertaalde documenten
  • Technische ondersteuning zoals het voorbereiden van bestanden alvorens deze worden verwerkt in vertaalgeheugens
  • Het onderzoeken en valideren van vakspecifieke terminologie, oftewel terminologiebeheer

Op de volgende niveaus zijn kosten te besparen:

Goede opbouw van bestanden

Een geautomatiseerde inhoudsopgave gebaseerd op de hoofdstukverwijzingen voorkomt herhaaldelijk handmatig werk bij de vertaalde versies. Daarnaast is het verstandig om illustraties niet rechtstreeks te kopiëren in documenten, maar om koppelingen te gebruiken naar externe bestanden. Op deze manier wordt het importeren van vertaalde illustraties vereenvoudigd. Verder voorkomt het consequent gebruik van templates en sjablonen veel handmatig opmaakwerk. Met behulp van bijvoorbeeld een voorgeprogrammeerde template in combinatie met xml-bestanden kan de opmaak vrijwel geheel automatisch verlopen.

Beperk de hoeveelheid tekst

De hoeveelheid te vertalen tekst is aanzienlijk te verminderen wanneer er gebruik wordt gemaakt van korte, eenvoudige en actieve zinnen die op consequente wijze en met consistente terminologie zijn opgebouwd. Omdat alle redundante informatie wordt geëlimineerd , bevatten de zinnen vanzelfsprekend minder woorden en zijn de vertaalkosten dus lager. Standaarden zoals het Simplified Technical English moeten hierbij in acht worden genomen.

Een andere manier om de hoeveelheid tekst te reduceren is door illustraties in te zetten. Deze zeggen vaak meer dan 1000 woorden en vervangen dus tegelijkertijd woorden die anders vertaald zouden moeten worden. Wilt u uw Nederlandse handleiding vertalen? Denk dan ook eens goed na over toepasselijke illustraties. Wellicht dat het volgende rekensommetje nog een extra stimulans voor u kan zijn. Uit onderzoek blijkt dat ieder woord dat vertaald moet worden (inclusief alle bijbehorende extra activiteiten) gemiddeld zo’n 20 eurocent kost. Bij een Nederlandse handleiding die vertaald moet worden naar vijf verschillende talen, bespaart ieder weg gelaten woord dus een euro!

Maak gebruik van een Content Management Systeem (CMS)

Een CMS is eenvoudig in gebruik en stimuleert hergebruik van teksten en vertalingen. Met behulp van een database worden teksten en vertalingen beheerd, die middels het CMS makkelijk benaderbaar zijn. Met name wanneer er meerdere outputvormen gegenereerd moeten worden (voor bijvoorbeeld een quick start, uitgebreide handleiding, flyer en website), kunnen er met een CMS veel kosten bespaard worden.

Overweeg de combinatie van een quick start met een uitgebreide handleiding

Hoe vaak zal ieder onderdeel uit uw handleiding geraadpleegd worden? Is het daadwerkelijk nodig om uw volledige Nederlandse handleiding van A tot Z te vertalen? Het is het overwegen waard om voor een ‘quick start guide’ te kiezen. Hierin staat alleen alle noodzakelijke informatie waarmee de gebruiker gewaarschuwd wordt voor onbedoeld gebruik en gestimuleerd wordt in het bedoelde gebruik. Indien er voor gekozen wordt om alleen deze beknopte ‘quick start guide’ te (laten) vertalen, zal dit enorm schelen in de kosten. De rest van de informatie, oftewel de uitgebreide handleiding kan dan in slechts 1 taal worden uitgebracht. En dan is er zelfs nog geld te besparen door de handleiding online te plaatsen in plaats van te drukken.

Kortom, wanneer u uw Nederlandse handleiding gaat (laten) vertalen, doet u er heel verstandig aan om alle kostenbesparende mogelijkheden in kaart te brengen. Manualise helpt u daar graag bij en kan desgewenst het gehele traject uit handen nemen, zodat u er zo min mogelijk omkijken naar heeft. Klik hier om contact met Manualise op te nemen.

Werkwijze om een Nederlandse handleiding te vertalen

Bij het vertalen van een handleiding doorlopen wij altijd de volgende stappen:

Stap 1
Voorbereiding

Analyseren van het bronmateriaal, definiëren van de scope, voorbereiden en plannen van het project.

Stap 2
Preproductie, vertalen en postproductie

Omzetten van het bronmateriaal voor de vertaler kan worden verwerkt, vertalen en het omzetten naar het oorspronkelijke formaat.

Stap 3
Desktop Publishing en kwaliteitscontrole

Het opmaken van de vertaalde documenten en een laatste controle of proeflezing.

Onze referenties

Wilt u een Nederlandse handleiding laten maken en/ of vertalen zoekt u naar een partner die al uw zorgen uit handen neemt? Wij begeleiden onze klanten bij het maken en vertalen van hun handleidingen. Tot onze klanten behoren onder andere:

“Er wordt direct gereageerd op mijn mails en het is me altijd duidelijk wie mijn aanspreekpunt is. Manualise is een professionele organisatie.”

- Jan Voorbergen , AKAI Benelux -


Wilt u ook uw handleiding door ons laten vertalen?

Vraag direct een offerte aan >

Heeft u een vraag over een van onze diensten?
Wij beantwoorden uw vragen graag persoonlijk.