Zweiter Manualise-Informationsaustausch

Am Freitag, den 30. November 2012, fand der zweite Manualise-Informationsaustausch statt. Der Gedanke hinter dieser Einrichtung ist, Kollegen die Gelegenheit zu geben, bei einem kleinen Umtrunk mit Imbiss eine Präsentation vor interessierten Zuhörern zu halten. Der Referent wählt ein Thema, mit dem er bestens vertraut ist und das für alle von Interesse sein kann.

Mehr Tiefgang beim zweiten Treffen

Ein stressiger Freitag mit mehreren Deadlines als Abschluss einer nicht minder stressigen Woche sorgte dafür, dass wir nicht ganz pünktlich beginnen konnten. Wieder war von außen reges Interesse bekundet worden: Vincent Toepoel von Toeps Innovation Implementation nahm als Zuschauer teil. Trotz der hektischen Woche war das Interesse am Wissensaustausch gleichbleibend groß – und im Vergleich zum letzten Informationsaustauschtag hatten die angekündigten Themen deutlich an Tiefe gewonnen. Das Programm:

16.00.    Ferry spricht über elektronische Gebrauchsanweisungen

16.15.    Tim berichtet über sein Abschlussprojekt an der TU Delft: The development of an in-hand haptic feedback device

16.30:    Pim berichtet über Certified Print Proof-Dokumente

16.45.    Tom informiert über Cross References im Manual Creater 2.0

17.00.   Umtrunk und Wochenende!

Der Termin für den nächsten Informationsaustausch ist Freitag, 4. Januar 2013 – er fungiert gleichzeitig als Neujahrstreffen.

Im Blickpunkt: Elektronische Bedienungsanleitungen

Regelmäßig erreicht uns die Frage, ob eine elektronische Anleitung eine mögliche Alternative zur herkömmlichen Anleitung auf Papier sei. Diese Frage kann sich aus unterschiedlichen Umständen ergeben. Meist ist der Hintergrund die Suche nach Möglichkeiten zur Kosteneinsparung. Dass Online-Anleitung hinsichtlich Papier- und Logistikkosten die preiswertere Alternative sind und dadurch die Wettbewerbsstellung verbessern, ist schließlich offensichtlich. Ein anderer häufiger Grund ist ein ganz praktisches Problem: Die Internationalisierung bringt es mit sich, dass Anleitungen in immer mehr Sprachen vorhanden sein müssen. Dadurch werden sie oft so umfangreich, dass sie schlicht und einfach nicht mehr in die Produktpackung passen. Weitere mögliche Vorteile von Online-Anleitungen:

• Geringere Umweltbelastung
• Zeitgemäße Formate
• Problemlose Aktualisierung
• Problemlose Bestätigung des Nutzers, dass er die Dokumente empfangen hat
• Problemlose Bestätigung des Nutzers, dass er die Dokumente verstanden hat
• Möglichkeit der Registrierung, welche Informationen abgerufen werden
• Dasselbe Dokument kann von mehreren Personen gleichzeitig abgerufen werden
• Einfache Auffindbarkeit von Informationen

Eine Frage, die sich Unternehmen häufig (und zu Recht) stellen, ist die, ob Anleitungen in elektronischer Form rechtlich zulässig sind. Um diese Frage zu beantworten, müssen wir einen Blick in die Richtlinien werfen:

• Maschinenrichtlinie: Jeder Maschine muss eine Betriebsanleitung beigefügt werden.
• Richtlinie über persönliche Schutzausrüstungen (englische Fassung): The information supplied by the manufacturer constitutes a fundamental element in order to judge the conformity of a PPE.
• Spielzeugrichtlinie: (…) sind untrennbarer Bestandteil des Spielzeugs. (…) sind notwendiger Bestandteil der Sicherheitsvorkehrungen in Bezug auf Spielzeug.

Diese Auszüge zeigen deutlich, dass die Vorschriften bezüglich des Formats von Anleitungen alles andere als eindeutig sind. Für eine eindeutige Aussage müssen wir etwas tiefer graben – und die sogenannten Directive Guides bemühen. Diese Leitfäden – verfasst von politischen Entscheidungsträgern in der EU – dienen als Auslegungshilfe für die entsprechenden Richtlinien (directives). Dort finden sich beispielsweise folgende Informationen:

• Maschinenrichtlinie: Der allgemeine Konsens lautet, dass sämtliche Anleitungen, die für Sicherheit und Gesundheitsschutz relevant sind, in Papierform mitgeliefert werden müssen, da nicht davon ausgegangen werden kann, dass der Benutzer Zugang zu einem Lesegerät für das Lesen einer in elektronischer Form oder auf einer Website zur Verfügung gestellten Betriebsanleitung hat.
• EMV-Richtlinie: Als Grundsatz gilt für die Dienststellen der Kommission, dass der Endnutzer anhand der Informationen des Herstellers in der Lage sein muss, das Gerät ohne weitere Maßnahmen seinerseits zu nutzen. (…). Es wird aber (in anderen als den oben genannten Fällen) nicht akzeptiert, dass elektronische Medien oder ein Hyperlink als ausreichende Alternative zu Informationen in Papierform angesehen werden. Der Endnutzer hat uneingeschränkt Anspruch darauf, ein Gerät, das er ohne weitere Pflichten (wie zum Beispiel Zugang zum Internet) erworben hat, rasch und einfach nutzen zu können.
• Spielzeugrichtlinie: Eine dem Spielzeug beigefügte CD mit Anweisungen ist nicht ausreichend, da nicht alle Benutzer über einen Computer verfügen, mit dem sie die Anweisungen und Montageinformationen abrufen können.

Jetzt ist also klar: Eine rein elektronische Gebrauchsanweisung ist keine Alternative zu einer Gebrauchsanweisung in Papierform! Trotzdem gibt es in der Praxis Ausnahmen. Gemäß einer Verordnung aus dem Jahr 2012 kann dies in bestimmten Fällen zulässig sein – wenn auch unter strengen Voraussetzungen:

• Anwendbar ausschließlich auf bestimmte Kategorien medizinischer Hilfsmittel
• Ausschließlich für professionelle Benutzer bestimmt
• Gebrauch durch andere Personen vernünftigerweise nicht vorhersehbar
• Dokumentierte Risikobewertung zum Nachweis eines gleichbleibenden oder gleichen Sicherheitsniveaus

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