Sjabloon werkinstructie

Inhoudsopgave

• Werkinstructie: betekenis
• Sjabloon: betekenis
• Voorbeeld van een sjabloon werkinstructie
• Een sjabloon voor een werkinstructie maken
• Sjabloon werkinstructie nodig? Manualise helpt u verder

Werkinstructie: betekenis

Over het begrip ‘werkinstructie’ en daarmee het begrip ‘sjabloon werkinstructie’ bestaat een misverstand. Want: wat is eigenlijk een werkinstructie?

Het begrip werkinstructie gaat op drie manieren door het leven. Sommigen vatten ‘werkinstructie’ op als een complete handleiding. Anderen denken bij het woord aan een bepaalde taak, zoals ‘Sneltoetsen wijzigen’ of ‘Tank reinigen’ of ‘Batterij opladen’.

In dit artikel gaat het om geen van beide. Een werkinstructie is vooral: een aparte, afgebakende handeling op microniveau. Voorbeelden hiervan zijn:

• • Druk op de groene knop. (Dit is inderdaad een complete werkinstructie)
  • Draai de deksel linksom dicht tot u 3 klikken hoort. (Idem)
  • Vul het waterreservoir tot de voorlaatste streep. (Idem)

Werkinstructies zijn dus afzonderlijke handelingen die elk een aparte vermelding vergen.

Een taak als ‘Sneltoetsen aanpassen’ is op zichzelf dus geen werkinstructie, maar bevat werkinstructies. In dit voorbeeld zijn dat er drie:

1. Klik in de menubalk op ‘Opties’.
2. Klik op de menukeuze ‘Sneltoetsen’.
3. Klik in het venster ‘Sneltoetsen’ op de knop ‘Aanpassen’.

Sjabloon: betekenis

Een sjabloon is in de context van tekstcreatie een verzameling van opmaakregels voor steeds terugkerende tekstelementen. ‘Tekstelementen’ zijn in dit verband dan : hoofdstuktitels, paragraaftitels, taaktitels en… de afzonderlijke werkinstructies.

Elk van deze tekstelementen behoren steeds op dezelfde manier herkenbaar te zijn aan de hand van hun lettergrootte, lettertype, kleur enzovoort. Dan kan de lezer van een handleiding snel de juiste informatie vinden: hij hoeft alleen maar te scannen van hoofdstuk naar paragraaf naar taak naar… werkinstructie(s).

Is hij eenmaal bij de taak aanbeland en vlak daaronder bij de werkinstructies, dan moeten die afzonderlijke werkinstructies ook weer goed vindbaar zijn. Bijvoorbeeld doordat ze genummerd zijn. Door nummering is de volgende werkinstructie na afronding van de vorige snel terug te vinden.

Een ‘sjabloon handleiding’ zorgt voor alle opmaakregels in een handleiding. Een ‘sjabloon werkinstructie’ gaat apart in op de opmaakegels voor werkinstructies. Dat er sprake is van een aparte ‘sjabloon werkinstructie’ is niet verwonderlijk. Werkinstructies hebben het meeste baat bij opmaakregels. Onderstaand voorbeeld illustreert dat.

Voorbeeld van een sjabloon werkinstructie

Een werkinstructie zelf is een tekstelement in een handleiding. Dit tekstelement moet voldoen aan bepaalde opmaakregels, bijvoorbeeld lettertype Arial, lettergrootte 12 en letterkleur zwart.

Maar binnen zo’n lopende tekst van een werkinstructie komen ook weer allerlei afzonderlijke tekstelementen voor, zeker als sprake is van een werkinstructie die hoort bij een computerprogramma. Een sjabloon werkinstructie gaat dus verder dan de tekstopmaak voor de werkinstructie zelf. Aan welke tekstelementen kunnen we denken?

• De aanduiding van een onderdeel binnen een computerprogramma, zoals een venstertitel of knopnaam.
• Een waarschuwing vlak onder een werkinstructie (‘Let op! De zoekfunctie is hoofdlettergevoelig!’)

De werkinstructie zou bijvoorbeeld kunnen luiden.

1. Klik in de menubalk op Start.
2. Klik op de menukeuze Zoeken.
3. Type in het venster Zoeken uw zoekterm en klik op de knop Zoek! Let op! Het zoekprogramma is hoofdlettergevoelig!

U ziet in bovenstaand voorbeeld dat binnen deze werkinstructie tekstelementen als menubalk, menukeuze, venstertitel, knop en waarschuwing elk hun eigen opmaakregels kennen. Deze opmaakregels maken het voor de lezer makkelijk zo snel mogelijk zijn weg te vinden, in dit geval binnen een computerprogramma.

Over computerprogramma’s gesproken: tekstverwerkingsprogramma’s zoals Microsoft Word en opmaakprogramma’s zoals Adobe InDesign beschikken volop over mogelijkheden om terugkerende tekstelementen snel de juiste opmaak mee te geven. Om even bij Microsoft Word te blijven: in Word laten zich allerlei stijlen definiëren. Door een stijl op te zetten voor een menubalk of venstertitel hoeft een technisch schrijver alleen maar dit tekstelement in een tekst te selecteren en de bijbehorende stijl te kiezen. Al deze stijlen bij elkaar heten een sjabloon, in dit geval een sjabloon werkinstructie. In Engelstalige opmaakprogramma’s (ook genaamd: desktop publishing software of DTP-software) heten sjablonen overigens vaak ‘templates’.

Een sjabloon werkinstructie maken

Om een idee te geven hoe je een sjabloon werkinstructie kunt maken, is het het eenvoudigst om uit te gaan van een sjabloon in Microsoft Word.

Het voert te ver om alle afzonderlijke werkinstructies te noemen die leiden tot een sjabloon werkinstructie in Word. Maar de volgende stappen zijn in ieder geval noodzakelijk:

• Microsoft Word openen;
• zelf benoemde stijlen (eigen lettertype, eigen lettergrootte enzovoort) definiëren onder de menubalkkeuze Start binnen het vak Stijlen. Denk aan de stijl ‘Lopende tekst’, maar ook stijlen als ‘Waarschuwing’ en ‘Venstertitel’;
• deze stijlen onderbrengen in een sjabloon door het document leeg of gevuld met tekst op te slaan met de naam ‘Werkinstructie’ (dus niet als document wegschrijven!)
• Het sjabloon Werkinstructie openen om het te gebruiken binnen een document.