Inhoudsopgave
Werkinstructie: wat is dat?
Laten we eerst even het begrip ‘werkinstructie’ onderzoeken. Dan wordt het begrip ‘werkinstructie template’ ook direct duidelijker.
Het begrip ‘werkinstructie’ kent in hoofdzaak twee invullingen: als een complete handleiding en als een afzonderlijke handeling. We weten allemaal wat een handleiding is. Wat een afzonderlijke handeling is, is ook wel duidelijk. Maar om de werkinstructie als afzonderlijke handeling aan te scherpen, is een voorbeeld op zijn plaats. Een afzonderlijke handeling is bijvoorbeeld: “Zet een nieuwe cartridge onder handbereik zodra de melding ‘Toner raakt op’ in het display verschijnt.”
Om werkinstructies als afzonderlijke handeling gaat het in een werkinstructie template. Het idee achter een werkinstructie template is echter door te voeren in een hele handleiding. Onderstaande paragraaf maakt dat duidelijk.
Template: wat is dat?
Dat een werkinstructie template relevant is voor zowel afzonderlijke handelingen als de hele handleiding, blijkt als we het woord ‘template’ nader onderzoeken. Een template (in het Nederlands: sjabloon) is een verzameling van regels hoe je een boekwerk, een tijdschrift, een rapport, een handleiding of… een werkinstructie opmaakt.
Dat boekwerken, tijdschriften, rapporten en handleidingen een bepaalde opmaak nodig hebben, spreekt voor zich. Een lezer moet een hoofdstuk kunnen onderscheiden van een paragraaf om snel de juiste informatie te kunnen vinden. Over snel vinden gesproken: een template voor een boekwerk kan voorschrijven dat na elke alinea een regel wit blijft zodat ook alinea’s makkelijker herkenbaar worden.
Maar werkinstructies als afzonderlijke handelingen, hebben die dan ook een template nodig? Een werkinstructie kent toch maar een enkele opmaak: het gebruik van een bepaald lettertype? Een template die slechts uit een enkele regel bestaat is de naam ‘template’ toch niet waard?
Het antwoord luidt: ja, een werkinstructie template is wel degelijk een template. Een werkinstructie kent namelijk meerdere opmaakregels, niet alleen een regel over het lettertype. Al deze opmaakregels vergroten de effectiviteit van een werkinstructie.
Een voorbeeld van een werkinstructie template
Een voorbeeld werkt, zoals altijd, verduidelijkend. Stel, u bent bekend met Windows, maar weet niet hoe u kunt testen of een bepaald Windows-geluid wel werkt (openen, afsluiten enzovoort):
- Klik op Configuratiescherm
- Klik op het icoon Geluiden.
- Klik op het tabblad ‘Geluiden’.
- Klik in de lijst op een geluid.
- Klik op Testen.
Door onderdelen van Windows steeds op dezelfde manier op te maken, krijgt een gebruiker steeds sneller door waar hij zich bevindt in Windows of een ander computerprogramma. Vandaar dat verschillende onderdelen ook een verschillende opmaak meekrijgen. Zie de werkinstructies 1, 2, 3 en 5 uit bovenstaand voorbeeld.
Om al deze opmaakregels goed te beschrijven, is een werkinstructie template nodig. In een werkinstructie template staat bijvoorbeeld dat knoppen van een computerprogramma altijd hun naam in vet afgedrukt krijgen.
Hoe een werkinstructie template te maken
Is het mogelijk om zelf een werkinstructie template te maken? Zeker! Microsoft Word is waarschijnlijk het meest voor de hand liggende programma om een werkinstructie template in op te zetten. Dit gebeurt dan in een zogenaamd sjabloon, het Nederlandse woord voor ‘template’.
Een sjabloon is een bepaald bestandstype binnen Word. In dit sjabloon zet u allerlei opmaakregels, bijvoorbeeld een opmaakregel voor knoppen in computerprogramma’s of voor tabbladen in die programma’s.
Wilt u een volgende keer een werkinstructie schrijven, dan roept u in Word het werkinstructiesjabloon (de werkinstructie template) op. Dan heeft u meteen alle opmaakregels ter beschikking. Bijvoorbeeld: als u het woord ‘Testen’ uit werkinstructie 5 selecteert en vervolgens klikt op de opmaakregel ‘Knop’, dan wordt het woord ‘Testen’ automatisch vet. Een opmaakregel heet in Word overigens een “stijl”.
In Engelstalige desktop publishing software is het mogelijk om op soortgelijke wijze een werkinstructie template op te zetten en te gebruiken.
Een werkinstructie template nodig? Manualise kan u helpen
Manualise is een Delfts bedrijf dat u op allerlei manieren kan helpen bij het opzetten van een werkinstructie template. Dat wil zeggen dat wij niet alleen werkinstructie templates opzetten in Word, maar ook in elk andere applicatie waarmee u werkinstructies (en complete handleidingen!) kunt opmaken.
Bovendien zijn wij grafische specialisten en kunnen wij u helpen met elke denkbare technische illustratie. Kortom: of het nu gaat om tekst of illustraties. wij zorgen ervoor dat uw werkinstructies er effectief en verzorgd uitzien. Want de woorden ‘effectief’ en ‘verzorgd’ horen net zo bij elkaar als ‘werkinstructie’ en ‘template’.