Kan ik mijn handleiding online plaatsen?


Categorie

Recent blog items

  • 23 June 2017

    Brexit en dubbele documentatie

    Dubbele documentatie door Brexit? Het Verenigd Koninkrijk (VK) stapt definitief uit de EU

    Lees meer>
  • 30 March 2016

    Publicatie normontwerp gebruikershandleidingen NEN 5509

    Revisie norm gebruikershandleidingen De afgelopen jaren heb ik vanuit Manualise deelgenom

    Lees meer>
  • 30 March 2016

    Machinerichtlijn 2006/42/EC

    Welke eisen stelt de Machinerichtlijn aan de gebruiksaanwijzing? Elke machine die binnen

    Lees meer>
  • 21 March 2015

    Madcap Flare 11

    10 Reasons Why MadCap's Flare 11 Sets the Standard As a technical communication service b

    Lees meer>
  • 20 January 2015

    Het beoogde gebruik

    De basis voor een veilig en gezond gebruik Je vindt het terug in vrijwel iedere handleidi

    Lees meer>

Kan ik mijn handleiding online plaatsen?

Regelmatig krijgen wij de vraag of het voor bedrijven mogelijk is hun handleidingen en technische documentatie online te verschaffen in plaats van “in de doos”. Zo ook van het Amerikaanse  Southwest Windpower. Ter ondersteuning van hun duurzame imago en om drukkosten te besparen waren zij op zoek naar een andere oplossing. Intern liepen de meningen nogal uiteen over wat wettelijk toelaatbaar is en wat niet. Zij namen contact op.

Andere redenen voor online

Had dit verzoek te maken met een duurzaam imago en het besparen van drukkosten, aan het op zoek gaan naar een elektronisch alternatief kunnen ook andere redenen ten grondslag liggen. De meest voorkomende redenen zijn:

Handleiding past niet in de verpakking

Zo werden we door een importeur van universele afstandsbedieningen benaderd die worstelde met het feit dat hun handleidingen in steeds meer talen moeten verschijnen vanwege internationale marktuitbreiding. Hierdoor werden de handleidingen steeds dikker, waardoor ze niet meer in de verpakking passen.

Diverse kostenbesparingen

Denk hierbij niet alleen aan de genoemde papier- en drukkosten, maar ook aan transportkosten.

Passend in tijdsbeeld

Het internet is overal en dus lezen meer mensen vanaf een scherm dan uit een boekwerk. Een tablet of smartphone zijn vaker in de buurt dan de oorspronkelijke papieren documentatie. Door een handleiding online beschikbaar te stellen, laat een organisatie zien dat ze met de tijd meegaat en gebruiksgemak belangrijk vindt.

Eenvoudig updaten

Productinformatie is constant – en steeds eerder – onderhevig aan updates. Het kan zijn dat een product doorevolueert, specificaties wijzigen, adresgegevens veranderen of sofware updates plaatsvinden. In geval van wijzigingen is het makkelijker de online handleiding aan te passen dan de papieren versie.

Minder belasting voor het milieu

Zoals aangegeven was dit de hoofdreden voor Southwest Windpower. Minder papier betekent logischerwijs minder belasting voor het milieu. Stel dat een bekend merk zoals Apple alle informatie alleen nog maar digitaal beschikbaar zou stellen en niet meer op papier, dan betekent dit als snel dat er honderdduizenden tonnen minder CO2 in de lucht belanden.

Verbetering concurrentievermogen

De hierboven besproken verlaging van de milieubelasting door papierbesparing betekent minder papier- en logistieke kosten. Hierdoor versterkt het concurrentievermogen.

Overige voordelen kunnen zijn:

  • Uit het oogpunt van veiligheid is eenvoudig aan te geven en te bewijzen dat documenten zijn ontvangen.
  • De gebruiker kan bijvoorbeeld via e-learning systemen aangeven dat hij de productinformatie ook heeft begrepen.
  • Een groot voordeel: documenten kunnen een stuk hanteerbaarder zijn. Denk maar eens aan de documentatie van een vliegtuig.
  • Het is mogelijk te registreren welke informatie door gebruikers geraadpleegd wordt. dergelijke informatie kan gebruikt worden voor productverbeteringen.
  • Hetzelfde document kan door meerdere mensen tegelijkertijd worden geraadpleegd.
  • Het is eenvoudiger de juiste informatie op te zoeken (bijvoorbeeld door ctrl+f).

Een nadeel dat kleeft aan online productinformatie is dat het in strijd kan zijn met van toepassing zijnde wetgeving (richtlijnen). Daarnaast verplicht je de gebruiker dat deze toegang tot internet heeft. We vergeten wel eens dat in Nederland 60% van de mensen over een smartphone beschikt, maar dat dit percentage in landen rondom ons al beduidend lager is (14% in Frankrijk bijvoorbeeld). En stel dat een server offline gaat, dan kunnen we niet meer over de informatie beschikken.

Wat zegt de wet?

Voor het beantwoorden van deze vraag van Southwest Windpower dienen we te kijken naar de Europese richtlijnen. Richtlijnen worden ter waarborging van de  productveiligheid op Europees niveau opgesteld. Alle Europese lidstaten zijn verplicht de richtlijnen in hun nationale wetgeving op te nemen. Op de windmolens van Southwest is onder andere de Machinerichtlijn van toepassing Deze zegt het volgende:

Machinerichtlijn (2006/42/EC)

Bij iedere machine moet een gebruiksaanwijzing zijn gevoegd in de officiële gemeenschapstaal (of talen) van de lidstaat waar de machine op de markt wordt gebracht en/of in bedrijf gesteld (bron: bijlage 1.7.4 Machinerichtlijn)

Interpretatie van de richtlijnen?

Deze richtlijn geeft nog niet duidelijk aan of Southwest Windpower de handleiding ook in elektronische vorm mag verschaffen. Hiervoor moeten we een kijkje nemen in de guides die de richtlijnen vergezellen. Deze guides worden ook geschreven door de Europese beleidsmakers en kunnen worden beschouwd als een handleiding ter interpretatie van de richtlijnen.

Zo zegt de guide van de Machinerichtlijn dat “Het is algemeen aanvaard dat alle veiligheids- en gezondheidsgerelateerde aanwijzingen op papier moeten worden verstrekt, aangezien niet kan worden aangenomen dat de gebruiker toegang heeft tot de middelen om in elektronische vorm verstrekte of op een website beschikbaar gestelde aanwijzingen te lezen”. Bron: machine directive Guide – Juni 2010 (§ 255).

Ter informatie, de guides van een aantal andere richtlijnen zeggen het volgende:

De guide van de EMC Richtlijn zegt “The Commission services have taken as a bench-mark that the information provided to the end-user has to allow him/ her to use the apparatus without any further steps on their behalf. (…)

It is not accepted (in other cases than those stemming from the view above) that electronic media or a hyperlink is sufficient as an alternative to information in paper copy. The end-user has an absolute right to quick and easy use of the apparatus they have purchased with no further obligations (such as access to the internet)”. Bron: EMC Guide – February 2010 (p. 40).

De Guide van de speelgoed richtlijn zegt “Een bij het speelgoed gevoegde cd met instructies is niet voldoende, aangezien niet alle consumenten een computer hebben om de instructies en de montage-informatie te lezen. (…) De informatie moet op papier bij het speeltoestel gevoegd zijn”. Bron: Guidance document Toys – Januari 2012 (p. 128)

Tot slot zegt de richtlijn voor persoonlijke beschermingsmiddelen (PPE) dat “The manufacturer has the obligation to deliver the information in paper form to users with each unit of PPE put on the market”. Bron: PPE Guidelines – April 2010 (p.50)

Tussenoplossing

Volgense de guides mag het verstrekken van alleen een online of digitale handleiding dus niet. Voor zover bekend is er echter een uitzondering, namelijk uit een verordening uit 2012, waarbij het toegestaan is onder strikte beperkingen en voorwaarden een elektronische gebruiksaanwijzing in plaats van een papieren vorm te verschaffen. Deze verordening is van toepassing op een specifiek medisch product, dus niet op het product van Southwest Windpower.

Dat wil niet zeggen dat er helemaal niets mogelijk is. Een elektronische handleiding kan natuurlijk sowieso als aanvulling op de papieren vorm worden verschaft, maar hierbij wordt nog niet direct het milieu of op papier bespaard. Een tussenoplossing die wij regelmatig toepassen is het bij het product voegen van een quick start guide, in combinatie met uitgebreide online handleiding. De quick start dient  het bedoelde gebruik voldoende te stimuleren en er moet voldoende worden gewaarschuwd voor het onbedoelde gebruik. Alle minder relevante informatie (zoals de volledige functionaliteit) wordt online geplaatst. Doordat veel fabrikanten op deze manier geen complete boekwerken meer bij hun producten leveren is de winst voor people, planet en profit vaak aanzienlijk.

Relevante links:

– Mr. Michael Gerrits over Elektronische gebruiksaanwijzingen