Instructie schrijven


Een instructie schrijven is wel/niet moeilijk

Is het schrijven van instructies moeilijk? Ja en nee. Het schrijven van instructies vergaat menigeen niet al te goed. Maar dat zal dan eerder komen door een gebrek aan tijd dan een gebrek aan kennis. Op zich is het schrijven van instructies namelijk geen lastige klus. Maar inderdaad: dan is het belangrijk van bepaalde punten op de hoogte te zijn. Manualise schrijft zowel duidelijke instructies en andere soorten handleidingen.

Vraag direct een offerte aan >

Inhoudsopgave

Wat is een instructietekst?

Wat is een instructietekst? Die vraag lijkt op het eerste gezicht nogal makkelijk te beantwoorden. Een instructieve tekst is een tekst die de lezer opdraagt bepaalde acties te ondernemen om tot een gewenst resultaat te komen.

Dat klinkt misschien abstract. Maar het gaat vooral om het woord ‘acties’. Instructies dragen de lezer op iets te doen. Dat is altijd belangrijk om voor ogen te houden. Waarom? Maar al te vaak komt in een instructietekst informatie terecht die niets te maken heeft met actie, met doen.

Een voorbeeld werkt verhelderend. Het kan van belang zijn om een ventiel te sluiten. Wat hoort dan niet in een instructietekst? De informatie waarom sluiting van een ventiel zo belangrijk is. Of die sluiting nu met onderhoud te maken heeft of het vergemakkelijken van een startprocedure, dergelijke informatie hoort niet thuis tussen instructies. Achtergrondinformatie hoort op een andere plek. Een combinatie van doe-info en achtergrondinfo leidt namelijk tot een puzzel (“Waar staat nu wat ik moet doen?”).

Hoe schrijf ik een goede instructietekst?

Een goede instructietekst kent in de kern twee opdrachten. De eerste is: schrijf in de gebiedende wijs. Schrijf dus:

  1. Haal het ventieldeksel weg
  2. Draai het ventiel een kwart slag naar rechts totdat het vergrendelt.
  3. Beweeg de groene hendel van u af totdat dit niet verder kan.

Schrijf dus niet: “Om het ventiel open te zetten, moet u eerst het ventieldeksel weghalen. Gelieve daarna het ventiel een kwart slag te draaien totdat u weerstand voelt. Daarna kunt u de groene hendel van u af bewegen totdat dit niet verder gaat.”

In de eerste plaats maakt u dan van de instructies een zoekplaatje: de instructies zijn bij herlezing niet makkelijk terug te vinden. In de tweede plaats schept u verwarring. “Gelieve daarna het ventiel een kwart slag te draaien…” Betekent dit “Gelieve…” dat deze draaibeweging strikt genomen niet nodig is? De gebiedende wijs mag redelijk brutaal overkomen, hij is tenminste duidelijk. “Draai het ventiel een kwart slag” duidt erop dat de draaibeweging gewoon noodzakelijk is. Lezers van instructies stellen die duidelijkheid erg op prijs.

Wat is de tweede opdracht?

Deel een instructietekst op! Als een taak meer dan – laten we zeggen – zeven genummerde instructies bevat, is het een goed idee deze taak op te delen in meerdere taken. Bijvoorbeeld de taak ‘Locaties alle ventielen nagaan’ bestaande uit vijf instructies en vervolgens de taak ‘Alle ventielen openen’ bestaande uit zes instructies. Zo houdt de lezer overzicht en kan hij makkelijk taken (en daarmee instructies!) terugvinden!

Houd rekening met de doelgroep

‘Houd rekening met de doelgroep’ houdt bij het schrijven van instructies eigenljk maar één ding in: hanteer het juiste detailniveau. Een voorbeeld werkt opnieuw verhelderend. Een monteur heeft genoeg aan de instructie ‘Vervang de tonercartridge’. Iemand die niet dagelijks tonercartridges hoeft te vervangen, heeft meer begeleiding nodig:

  1. Haal de tonercartridge met aanduiding HD-1205 uit zijn verpakking.
  2. Schud de tonercattridge alvorens te plaatsen 5 keer op-en-neer en 5 keer van links naar rechts.
  3. Open het zwarte deksel van de printer.
  4. Klik het groene hendeltje naar links en haal de bestaande tonercartridge uit de printer.
  5. Plaats de nieuwe cartridge en controleer daarbij of het groene hendeltje ‘terugklikt’.

Waar een monteur dus aan een enkele instructie genoeg heeft, heeft een onervaren gebruiker wel vijf instructies nodig – of misschien zelfs nog meer. Steeds is het van belang het gewenste detailniveau in de gaten te houden.

Naarmate het detailniveau toeneemt, wordt het opdelen in verschillende taken belangrijker, bijvoorbeeld de drie opeenvolgende taken ‘Cartridge gebruiksklaar maken’, ‘Cartridge in printer plaatsen’ en ‘Oude cartridge inleveren’.

Beginnen met het schrijven van instructieteksten

Voordat het schrijven van instructieteksten begint, is het belangrijk alle relevante informatie op tafel te krijgen. Is een hoog detailniveau nodig omdat de instructies worden uitgevoerd door onervaren gebruikers? Dan moeten alle details eerst volstrekt duidelijk zijn. Dat betekent intensief overleg met de productontwerpers. Zij kunnen de technisch schrijver van alle mogelijke informatie voorzien.

Als een hoog detailniveau van belang is, is het bovendien des te belangrijker eerst zelf alle instructies uit te voeren. Dat veronderstelt de aanwezigheid van een proefmodel of een proefopstelling.

Neem het eerder genoemde voorbeeld van de vervanging van een tonercartridge. Als iemand dat niet al te vaak doet, is veel detaillistische informatie nodig over het uitpakken en plaatsen van de cartridge. Om nu te voorkomen dat de gebruiker een stap vergeet, doet de technisch schrijver er goed aan zelf eerst de cartridge te vervangen. Dan merkt hij bijvoorbeeld dat het handig is eerst een oude krant op de grond te leggen waarop hij een gebruikte cartridge kan leggen. Sommige cartridges blijken na gebruik namelijk af te geven. Voor dit detail zullen gebruikers hem dankbaar zijn!

Aandachtspunt: naast instructies ook instructieafbeeldingen?

Het gezegde luidt: een plaatje zegt meer dan 1.000 woorden. Als dit nu het geval is, dan is de keuze duidelijk: gebruik (een) instructieafbeelding(en) in plaats van een instructietekst!

Een mooi voorbeeld levert uiteraard het Zweedse meubelwarenhuis IKEA. Waarom moeilijk doen met opeenvolgende instructies als in een enkele tekening meteen duidelijk wordt waar wat moet worden gedaan? Een draairichting voor een schroef is met een pijl in een halve cirkel in een handomdraai (!) aangegeven!

Inderdaad: meubels die eenvoudig in elkaar te zetten zijn lenen zich uitstekend voor illustratieafbeeldingen. Maar als het ietsje ingewikkelder wordt en bijvoorbeeld de veiligheid in het geding komt, dan blijft tekst uiteraard zeer belangrijk. “Controleer altijd eerst of de groene knop brandt – zo niet, neem dan contact op met Customer Support voor nader onderhoud” is als instructie lastig in een tekening te vatten.

Instructieteksten of instructiekaarten laten schrijven door Manualise

Of het nu gaat om instructieteksten, instructieafbeeldingen of een combinatie van beide in de vorm van instructiekaarten, Manualise is altijd een goed aanspreekpunt voor elke vorm van instructieve informatie. Juist omdat Manualise een overzicht heeft van alle mogelijkheden, van instructieboeken tot instructiekaarten, wordt het mogelijk de optimale oplossing te vinden. ‘Optimaal’ laat zich hierbij definiëren als: de combinatie van effectief voor de gebruiker en kosteneffectief voor de aanbieder.

Onze referenties

Wij helpen u graag met schrijven van een instructie. Tot onze klanten behoren onder andere:


Wilt u ook uw instructie door ons laten schrijven?

Vraag direct een offerte aan >

Heeft u een vraag over een van onze diensten?
Wij beantwoorden uw vragen graag persoonlijk.