Inhoudsopgave
Waarom is een handleiding belangrijk
Een handleiding is een essentieel document bij elk technisch product. Hierin staat hoe het product veilig en juist gebruikt moet worden. De handleiding beschermt de gebruiker én de fabrikant. Goede informatie in de handleiding voorkomt fouten, ongelukken en schade. Tegelijkertijd voldoet u hiermee aan wet- en regelgeving. Zonder een juiste handleiding mag een product in de meeste gevallen niet worden verkocht.
Waarom kiezen bedrijven voor een online handleiding
Er zijn verschillende redenen waarom bedrijven graag willen overstappen naar een online handleiding:
- Duurzaamheid en milieu
Voor veel organisaties is duurzaamheid een belangrijk uitgangspunt. Door documentatie online te plaatsen, hoeft er minder papier te worden gebruikt. Dit past bij een milieubewust imago en draagt bij aan het terugdringen van CO2-uitstoot. Minder papier betekent immers minder afval en lagere transportkosten. - Kostenbesparing
Het drukken van een uitgebreide handleiding in meerdere talen kan kostbaar zijn. Bedrijven besparen niet alleen op papier- en drukkosten, maar ook op logistieke kosten. Een digitale handleiding is bovendien eenvoudig te verspreiden, ook als er later wijzigingen nodig zijn. - Gemak en actualiteit
Consumenten zijn steeds meer gewend aan digitale informatie. Smartphones en tablets zijn altijd binnen handbereik, terwijl papieren documenten vaak zoekraken. Door de handleiding online beschikbaar te stellen, verhoogt u het gebruiksgemak voor de klant. Daarnaast is een digitale handleiding eenvoudig te actualiseren. Zo bent u er zeker van dat uw gebruikers altijd de nieuwste informatie lezen. - Ruimtegebrek
Producten worden wereldwijd verkocht. Fabrikanten moeten de handleiding in steeds meer talen aanbieden. Dit zorgt voor dikke boekwerken, die soms niet meer eenvoudig in de verpakking passen. Een online handleiding biedt hiervoor een uitkomst. - Toegang en beheer
Een digitale handleiding is makkelijk te delen, te zoeken en te beheren. Bovendien kunnen meerdere mensen tegelijk dezelfde digitale handleiding raadplegen.
Nadelen en beperkingen van een online handleiding
Er zitten echter ook nadelen en beperkingen aan een online handleiding:
Wettelijke eisen
Niet in alle gevallen mag u de handleiding uitsluitend online aanbieden. Europese richtlijnen en nationale wetgeving stellen duidelijke eisen. Vaak wordt vereist dat de handleiding bij het product wordt gevoegd, en dit betekent meestal op papier.
Toegankelijkheid
Niet iedere gebruiker heeft altijd toegang tot internet. Hoewel in Nederland een heel hoog percentage van de mensen een smartphone bezit, kunt u uw klanten niet verplichten om over een internetverbinding te beschikken.
Continuïteit
Als uw digitale omgeving tijdelijk niet bereikbaar is, bijvoorbeeld door een serverstoring, kunnen gebruikers niet bij de handleiding. Dit kan tot onveilige situaties leiden, zeker bij complexe of risicovolle producten.
Wat zegt de wet over een digitale handleiding
Bij het leveren van een product is het belangrijk dat de gebruiker over duidelijke, toegankelijke informatie beschikt. Europese regelgeving stelt verschillende eisen aan het beschikbaar stellen van handleidingen en veiligheidsinstructies. Deze eisen verschillen per richtlijn en zijn van invloed op de manier waarop u informatie mag aanbieden.
Controleer per productcategorie goed welke richtlijn van toepassing is. Let daarbij goed op de formulering in de wet. In sommige richtlijnen wordt gesproken over ‘vergezeld gaan van’. In dat geval moet de informatie direct bij het product beschikbaar zijn, wat in de praktijk toch vaak neerkomt op een papieren handleiding. In andere richtlijnen wordt alleen vereist dat de informatie toegankelijk is. Dan kan een digitale oplossing volstaan, mits de gebruiker deze zonder belemmeringen kan raadplegen.
De term ‘Vergezeld gaan van’
De term ‘vergezeld gaan van’ betekent dat de informatie samen met het product wordt aangeboden. In de context van Europese productveiligheidswetgeving wordt dit doorgaans als volgt geïnterpreteerd:
- de informatie is beschikbaar op het moment dat het product wordt geleverd, en
- de gebruiker heeft direct toegang tot de informatie, zonder extra handelingen zoals het zoeken op een website.
Dit hoeft niet per definitie uitsluitend op papier te zijn. Wel moet de oplossing zo zijn ingericht dat elke gebruiker zonder drempels bij de informatie kan.
Machinerichtlijn (2006/42/EC)
Voor machines is een handleiding verplicht. Deze mag op papier, maar ook digitaal worden geleverd. De informatie moet altijd toegankelijk en begrijpelijk zijn voor de gebruiker. De nieuwste interpretaties van de Machinerichtlijn, zoals de Machinerichtlijn-gids Edition 2.3 (april 2024 – paragraaf 255) en de aankomende Machineverordening (EU) 2023/1230 (artikel 10, punt 7), erkennen digitale handleidingen expliciet als volwaardig alternatief, mits de gebruiker eenvoudig toegang heeft tot de informatie.
Speelgoedrichtlijn (2009/48/EC)
Voor speelgoed geldt dat instructies en veiligheidsinformatie het product moeten vergezellen (o.a. artikel 4 – lid 7). In de praktijk betekent dit meestal een fysieke bijsluiter, leaflet of label in of op de verpakking. Alleen een verwijzing naar een online handleiding is doorgaans niet voldoende, omdat niet kan worden gegarandeerd dat de gebruiker direct toegang heeft tot de informatie.
PPE-verordening (2016/425)
Bij persoonlijke beschermingsmiddelen moeten instructies en veiligheidsinformatie aanwezig zijn bij elke kleinste verpakkingseenheid (punt (18) van de inleidende tekst). Dit gebeurt in de praktijk meestal via een papieren document. Digitale informatie is toegestaan, mits deze direct toegankelijk is voor de gebruiker en er op verzoek altijd een papieren versie kan worden geleverd.
EMC-richtlijn (2014/30/EU)
Voor elektronische producten met elektromagnetische componenten is het verplicht om gebruikersinformatie te verstrekken. De EMC-richtlijn spreekt echter niet over ‘vergezeld gaan van’ en stelt geen eisen aan het fysieke bijsluiten van instructies. Het formaat van de informatie wordt niet voorgeschreven. Zowel papieren als digitale handleidingen zijn toegestaan, zolang de gebruiker de benodigde informatie eenvoudig en zonder belemmeringen kan raadplegen.
Medische hulpmiddelen (Medical Devices Regulation)
Voor medische hulpmiddelen gelden strengere eisen aan het beschikbaar stellen van gebruiksinstructies (Annex 1 23). In de meeste gevallen moet een papieren handleiding standaard bij het product aanwezig zijn. Daarnaast kan digitale informatie worden aangeboden als aanvulling. Alleen voor specifieke categorieën medische hulpmiddelen is het onder strikte voorwaarden toegestaan om uitsluitend digitale gebruiksinformatie te leveren. Controleer daarom altijd de exacte eisen die gelden voor uw type medisch hulpmiddel.
Praktische tussenoplossingen
Quick start guide en uitgebreide online handleiding
Een beproefde oplossing is het combineren van een papieren quick start guide met een uitgebreide online handleiding. U voegt bij het product een beknopte handleiding toe die de belangrijkste informatie bevat:
- Basisinstructies voor veilig gebruik
- Belangrijkste waarschuwingen
- Snel aan de slag stappen
Alle aanvullende of minder relevante informatie plaatst u in de online handleiding. Zo voldoet u aan de wettelijke verplichtingen én profiteert u van de voordelen van digitale documentatie. De quick start guide zorgt ervoor dat de gebruiker direct veilig kan starten, terwijl de volledige handleiding online altijd beschikbaar is voor nadere uitleg.
Voordelen van de tussenoplossing
- Voldoet aan de wettelijke eisen
- Minder papier en lagere kosten
- Belangrijkste informatie altijd bij het product aanwezig
- Up-to-date documentatie online beschikbaar
Overige voordelen van digitale documentatie
Naast de genoemde punten zijn er nog meer voordelen aan een digitale handleiding:
- Eenvoudig updates doorvoeren bij wijzigingen van het product
- Direct aantonen dat de juiste informatie is verstrekt
- Beter inzicht in welke informatie door gebruikers wordt geraadpleegd, wat kansen biedt voor productverbetering
Zelf aan de slag met uw (online) handleiding
Een handleiding is verplicht bij elk technisch product. Met een slimme combinatie van papier en digitaal legt u de basis voor veilige, gebruiksvriendelijke en toekomstbestendige productdocumentatie.
Toch liever de hulp van een expert? Manualise helpt u graag bij het ontwikkelen van heldere, toegankelijke en wettelijk correcte handleidingen voor al uw producten.