Inhoudsopgave
Wat is een contentstrategie
Een contentstrategie is een plan dat beschrijft hoe u waardevolle content creëert, beheert en verspreidt om uw zakelijke doelen te bereiken. Het helpt u om bewust te bepalen welke informatie u maakt en waarom u dat doet. Zo vergroot u uw naamsbekendheid, versterkt u uw reputatie en bouwt u aan een betrokken doelgroep.
Een goede contentstrategie begint met het definiëren van uw doelgroep. U onderzoekt wat uw doelgroep nodig heeft en welke vragen zij hebben. Daarna bepaalt u uw doelen en brengt u de klantreis in kaart. Op basis daarvan kiest u passende contentvormen, kanalen en een haalbare publicatieplanning.
Waarom is een contentstrategie belangrijk?
Een duidelijke contentstrategie zorgt voor een samenhangende aanpak. Bewuste keuzes over contentvormen, kanalen en publicatiemomenten zorgen voor structuur in de communicatie. U werkt efficiënter en voorkomt dat content versnipperd raakt of veroudert.
Veel organisaties produceren grote hoeveelheden content, zoals producthandleidingen, service-informatie, interne procedures en kennisartikelen. Deze informatie kan snel uitgroeien tot een onoverzichtelijke verzameling. Een contentstrategie voorkomt dat, waardoor u grip op de kwaliteit houdt.
De rol van handleidingen
Handleidingen vormen een belangrijk onderdeel van een service- en productgerichte contentstrategie. Ze zorgen ervoor dat gebruikers producten of diensten correct, efficiënt en – waar van toepassing – veilig kunnen gebruiken. Een handleiding biedt stapsgewijze instructies en draagt daarnaast bij aan een professionele uitstraling van het merk en aan het vertrouwen van de gebruiker.
Handleidingen vormen de schakel tussen de wereld van de gebruiker en technische informatie. Door vooraf duidelijke keuzes te maken in de opzet, structuur, terminologie en het beheer van technische documentatie, voorkomt u versnippering en tegenstrijdigheden. Hierdoor is informatie logisch opgebouwd, sluit zij aan bij de vragen van de gebruiker en is zij eenvoudig vindbaar.
Binnen een contentstrategie is het bevorderen van consistentie van groot belang. Goeddoordachte handleidingen dragen hier direct aan bij. Door gebruik te maken van vaste sjablonen en duidelijke afspraken over taalgebruik en lay-out ontstaat één herkenbare stijl voor alle documentatie. Dit vereenvoudigt niet alleen het ontwikkelen van nieuwe handleidingen, maar ook het onderhouden, bijwerken en vertalen van bestaande content.
Tot slot dragen handleidingen binnen een contentstrategie bij aan het beperken van fouten en veiligheidsrisico’s. Heldere, goed opgebouwde instructies kunnen leiden tot minder gebruikersvragen, minder incidenten en een hogere tevredenheid bij de gebruiker.
Elementen van een effectieve contentstrategie
Een effectieve contentstrategie bestaat uit verschillende bouwstenen die samen zorgen voor duidelijke, consistente en goed beheersbare informatie. Door deze onderdelen zorgvuldig toe te passen, houdt u grip op de kwaliteit van uw content en voorkomt u versnippering, zowel in het algemeen als specifiek binnen uw technische documentatie.
Hieronder vindt u een overzicht van de belangrijkste bouwstenen. Per bouwsteen lichten we toe wat deze inhoudt en wat zij concreet betekent voor uw technische documentatie.
| Bouwsteen | Wat houdt deze bouwsteen in | Wat betekent dit concreet voor uw technische documentatie |
| Doelgroepanalyse | U bepaalt voor wie de content bedoeld is en welke informatie deze gebruikers nodig hebben. | U beschrijft de kennis, ervaring en verwachtingen van uw gebruikers. Een servicemonteur heeft bijvoorbeeld behoefte aan gedetailleerde foutcodes, terwijl een consument vooral duidelijke basisinstructies zoekt. |
| Duidelijke doelstellingen | U legt vast welke resultaten u wilt bereiken, zoals minder supportvragen of een hogere gebruikerstevredenheid. | U stemt vorm, inhoud, detailniveau en kanaal van de documentatie af op deze doelstellingen. Een duidelijk opgebouwde Quick Start Guide kan bijvoorbeeld installatieproblemen verminderen en zo het aantal helpdeskcontacten verlagen. |
| Klantreis (customer journey) en kernboodschappen | U brengt in kaart welke stappen een gebruiker doorloopt en welke informatie per stap nodig is. Daarnaast legt u kernboodschappen vast die in alle content terugkomen en per fase anders worden verwoord. | Een kernpunt als “gebruiksgemak” benadrukt u in marketingcontent als voordeel, terwijl dit in een handleiding tot uiting komt in een logische structuur en duidelijke, eenvoudig uitvoerbare stappen. |
| Contentvormen en structuur | U bepaalt welke soorten content u maakt en hoe deze aansluiten op de behoeften van uw gebruikers. Daarnaast maakt u afspraken over opbouw, terminologie en schrijfstijl. Dit zorgt voor consistentie en draagt bij aan duidelijke en betrouwbare documentatie. | U kiest bijvoorbeeld tussen een Quick Start Guide, een uitgebreide installatiehandleiding of een instructievideo. Alle handleidingen volgen dezelfde hoofdstukindeling en maken gebruik van vaste termen zoals installeren, onderhouden en problemen oplossen. |
| Kanalen en distributie | U kiest waar u de content publiceert en welke contentvormen het beste passen bij elk kanaal. | Een geprinte handleiding ondersteunt basisgebruik, terwijl online hulp of in-app ondersteuning geschikt is voor gerichte en interactieve instructies. |
| Publicatieplanning | U plant wanneer en hoe vaak u content publiceert. Dit zorgt voor regelmaat en voorkomt achterstallig onderhoud. | Bij productupdates plant u vooraf wanneer nieuwe of aangepaste instructies verschijnen, zodat gebruikers altijd met actuele informatie werken. |
| Evaluatie en verbetering | U stelt meetbare doelen (KPI’s) op en beoordeelt regelmatig of de contentstrategie effectief is. Daarbij gebruikt u zowel kwalitatieve als kwantitatieve gegevens. | Feedback van de klantenservice kan bijvoorbeeld laten zien dat bepaalde instructies onduidelijk zijn. Op basis van deze inzichten past u de handleiding aan, wat kan leiden tot minder vragen en een betere gebruikerservaring. |
De meerwaarde van een CCMS binnen uw strategie
Een CCMS (Component Content Management Systeem) helpt u om documentatie modulair en beheersbaar te maken. Het dwingt structuur af en ondersteunt versiebeheer, kwaliteitscontrole en gestructureerde publicatie.
Het systeem werkt met losse contentonderdelen, ook wel topics genoemd. Deze onderdelen gebruikt u opnieuw in meerdere documenten.
Belangrijke voordelen:
- Eén bron voor alle documenten: u beheert informatie centraal wat leidt tot overzicht en minder fouten.
- Altijd consistente teksten: hergebruik voorkomt varianten van eenzelfde tekst.
- Snelle updates: één aanpassing werkt automatisch door in alle publicatievormen.
- Minder vertaalkosten: u vertaalt alleen wat verandert.
Meer weten over CCMS? Lees dan ons artikel ‘Efficiënt documenteren: de kracht van een CMS bij het maken van handleidingen’ of bekijk ons filmpje.
Contentstrategie: meten en verbeteren
Een effectieve contentstrategie vraagt om regelmatige evaluatie. Door te meten en te analyseren bepaalt u of de content aansluit op de behoeften van uw gebruikers en of uw aanpak de gewenste resultaten oplevert. De manier van evalueren en meten verschilt per soort content. In dit artikel maken we daarom onderscheid tussen algemene contentindicatoren en metingen die specifiek van toepassing zijn op technische documentatie.
Meten: algemene contentstrategie
Bij algemene content wordt vooral gekeken naar de effectiviteit van communicatie en naar de mate waarin gebruikers informatie weten te vinden en begrijpen. Daarbij wordt onder meer beoordeeld:
- hoeveel bezoekers de content bekijken
- hoe lang gebruikers op een pagina blijven
- welke onderdelen vaak worden overgeslagen
- of gebruikers de juiste informatie op het juiste moment vinden
- welke onderwerpen terugkomen in vragen aan klantenservice of verkoop
Door deze gegevens te analyseren, krijgt u inzicht in welke content goed werkt en waar bijsturing nodig is om de contentstrategie te verbeteren.
Meten: technische documentatie
Bij technische documentatie ligt de nadruk op duidelijkheid, correcte taakuitvoering en – waar van toepassing – veiligheid en foutpreventie. U onderzoekt of gebruikers de instructies zelfstandig en correct kunnen uitvoeren en of de documentatie bijdraagt aan het verminderen van incidenten en gebruikersvragen.
Er wordt bijvoorbeeld gekeken naar:
- fouten of incidenten tijdens installatie, gebruik of onderhoud
- vragen die binnenkomen over specifieke stappen of onderdelen
- terugkoppeling van servicemonteurs over onduidelijke instructies
- verschillen tussen beoogde en feitelijke taakuitvoering
- signalen dat veiligheidsinstructies niet goed worden gevolgd
Deze informatie laat zien waar instructies kunnen worden aangescherpt. Door hierop te verbeteren verhoogt u de betrouwbaarheid, gebruikersvriendelijkheid en – waar relevant – de veiligheid van uw technische documentatie.
Duidelijke en consistente handleidingen: hulp van een expert
U heeft het in dit artikel kunnen lezen: Een goed uitgewerkte contentstrategie biedt structuur en duidelijkheid. Het vormt een fundament voor betrouwbare handleidingen en heldere communicatie. En met een CCMS beheert u uw documentatie efficiënt en vanuit één bron. Hierdoor voorkomt u fouten, versnelt u processen en blijft uw informatie actueel.
Wilt u aan de slag met uw technische documentatie, maar kunt u wel wat hulp gebruiken? Manualise helpt u graag bij het ontwikkelen, structureren en optimaliseren van uw content. Ook voor een geoptimaliseerd documentatiesysteem bent u bij ons aan het juiste adres.