Efficiënt documenteren: de kracht van een CMS bij het maken van handleidingen

Wat is een CMS

Een CMS (Content Management Systeem) is software waarmee u informatie gestructureerd kunt beheren, bewerken en publiceren. Anders dan bij een web-CMS zoals WordPress, is een CMS voor technische documentatie specifiek ontworpen voor het maken van handleidingen en gebruiksinformatie.

Hoe werkt het

In plaats van te werken met losse Word- of PDF-bestanden wordt de content van handleidingen opgeknipt in elementen. Elk stukje informatie – van veiligheidswaarschuwing tot installatieprocedure – is een afzonderlijk contentblok dat centraal wordt opgeslagen in het CMS.

Deze modulaire opbouw maakt het mogelijk om teksten te hergebruiken in verschillende handleidingen, talen en formaten. Een wijziging in het CMS wordt automatisch doorgevoerd in alle publicaties waarin datzelfde contentblok voorkomt. Dat voorkomt fouten, bespaart tijd en garandeert consistente communicatie.

Denk bijvoorbeeld aan een fabrikant van medische apparatuur die handleidingen in tien talen moet bijhouden. Dankzij een CMS wordt een update in een veiligheidsinstructie automatisch doorgevoerd in alle taalversies en documenten waar dat onderdeel voorkomt.

Waarom een CMS gebruiken voor handleidingen

Een CMS is geen luxe, maar een strategische investering in efficiëntie en consistentie. Zeker bij bedrijven met complexe producten, frequente updates of internationale markten biedt het duidelijke voordelen:

• Centralisatie en controle
  Alle content wordt centraal opgeslagen. Geen verspreide bestanden meer, maar één duidelijke omgeving waarin teksten en afbeeldingen samenkomen zodat het overzicht behouden blijft.
• Consistentie in stijl en terminologie
  Er wordt gewerkt met templates, stijlen en terminologielijsten. Consistentie in toon, termen en uitstraling zorgt voor uniformiteit. Dit versterkt niet alleen de merkidentiteit, maar ook de betrouwbaarheid van informatie. Ongeacht het aantal schrijvers of talen.
• Efficiëntie en hergebruik
  Veel handleidingen bevatten overlappende informatie. Denk aan standaardveiligheidsvoorschriften of identieke onderhoudsprocedures. In een CMS wordt die content slechts één keer geschreven of geïllustreerd. En in alle relevante documenten hergebruikt, wat een aanzienlijke tijdbesparing oplevert.
• Meertalige ondersteuning
  Een CMS is ideaal voor organisaties die hun handleidingen in meerdere talen publiceren. Vertaalde versies worden automatisch gekoppeld aan de brontekst. En onveranderde passages worden niet opnieuw vertaald, wat tijd en kosten bespaart.

Meer weten over het centraal beheren, structureren en controleren van informatie? Lees dan ons artikel ‘Content Management: de basis voor duidelijke, veilige en consistente handleidingen’.

Werken met modulaire content

Een van de grootste veranderingen die een CMS met zich meebrengt, is de overgang naar modulaire content. Handleidingen worden opgebouwd uit losse, zelfstandige informatie-eenheden – ook wel topics genoemd. Elk topic behandelt één duidelijk onderwerp, bijvoorbeeld een procedure, uitleg of veiligheidswaarschuwing.

De voordelen van modulaire documentatie

Naast efficiëntie levert een modulaire aanpak nog andere voordelen op. Denk aan:

• Herbruikbaarheid: Een instructie over “accu vervangen” kan worden opgenomen in meerdere handleidingen.
• Schaalbaarheid: Nieuwe producten of varianten kunnen snel worden toegevoegd, zonder dat een handleiding volledig opnieuw hoeft te worden geschreven.  
• Onderhoudsgemak: Wijzigt een onderdeel van het product, dan worden eenmalige de relevante topics aangepast.
• Consistentie: Alle handleidingen volgen dezelfde structuur, wat de herkenbaarheid vergroot.

Single-source publishing

Een groot voordeel van een CMS is dat er vanuit één bron kan worden gepubliceerd naar meerdere outputvormen. Dit wordt ook wel single-source publishing genoemd.

Stel dat u een installatiehandleiding heeft voor een industriële pomp en:

• De PDF-versie gaat mee in de verpakking.
• De HTML-handleiding wordt gepubliceerd op de servicewebsite.
• De appversie toont dezelfde stappen, eventueel aangevuld met foto’s of video’s.

Omdat de inhoud centraal wordt beheerd, hoeft u niet langer per formaat afzonderlijke bestanden bij te werken. Dat voorkomt inconsistenties en maakt publicatie sneller.

Meer weten over publiceren vanuit één bron? Lees dan ons artikel ‘Multichannel output: Uw documentatie efficiënt, consistent en toekomstbestendig publiceren’.

De rol van templates

Werkt u met een CMS dan bepalen templates hoe de content wordt weergegeven in elk medium. Ze zorgen voor een vaste structuur en automatische opmaak, zodat teksten, pictogrammen en waarschuwingen overal op een consistente manier worden gepresenteerd.

Dankzij deze consistentie krijgt de gebruiker in elke outputvorm — of dat nu een PDF, webpagina of app is — een herkenbare en professionele weergave van de content. Templates dragen daarmee niet alleen bij aan een uniforme uitstraling, maar ook aan efficiëntie: schrijvers kunnen zich volledig richten op de inhoud in plaats van op vormgeving.

Het gebruik van templates draagt daarnaast ook bij aan de naleving van normen als  IEC/IEEE 82079-1 of ISO 20607 waarin consistentie en begrijpelijkheid van gebruiksinformatie centraal staan. 

Zelf handleidingen maken in een CMS

Zelf handleidingen maken in een CMS betekent werken binnen een omgeving waarin inhoud, structuur en vorm samenkomen. Bent u een technisch schrijver? Dan vervult u een centrale rol. U ontwikkelt de teksten én bepaalt de structuur en opbouw van de handleiding. Binnen het CMS werkt u met modulaire contentblokken en vaste templates, waardoor de informatie logisch, consistent en overzichtelijk blijft — ongeacht de taal of het medium waarin wordt gepubliceerd.

Overige rollen

Het kan zijn dat u bovendien als reviewer fungeert. U beoordeelt of de instructies compleet en begrijpelijk zijn en of ze voldoen aan internationale normen zoals IEC/IEEE 82079-1 en ISO 20607. Zo blijft de kwaliteit van de gebruiksinformatie gewaarborgd, zowel inhoudelijk als visueel.

De ontwerper bewaakt de visuele consistentie van de uiteindelijke publicatie. Hij of zij zorgt ervoor dat alle outputvormen — of het nu gaat om een PDF, webhandleiding of mobiele versie — een uniforme en herkenbare stijl hebben die past bij de merkidentiteit van de organisatie.

Deze taakverdeling zorgt voor een efficiënt proces: u houdt de volledige inhoudelijke regie, terwijl de ontwerper toeziet op een professionele presentatie. Aanpassingen of updates kunnen daardoor snel worden doorgevoerd, zonder verlies van kwaliteit of samenhang.

CCMS-systemen

Bekende CMS-oplossingen voor technische documentatie zijn bijvoorbeeld Author-it en MadCap Flare. Bij Manualise ontwikkelden we echter een eigen Component Content Management Systeem (CCMS). Dit systeem is speciaal ontworpen voor het maken van handleidingen en sluit optimaal aan op de behoeften van technisch schrijvers.

Bent u van plan om meerdere handleidingen te ontwikkelen en wilt u meer weten over slim beheren? Bekijk dan ons filmpje. Manualise biedt zijn single-source software ook onder licentie aan. Daarmee kunt u zelf handleidingen schrijven, beheren en publiceren.

Neem direct contact op →

Hoe Manualise handleidingen ontwikkelt

Liever de hulp van een expert bij het maken van uw handleidingen? Manualise maakt al meer dan 15 jaar gebruiksvriendelijke documentatie. 

Met onze werkwijze zetten we technische informatie om in duidelijke, goed gestructureerde handleidingen. Dit doen we als volgt:

Door gebruik te maken van het CMS kunnen we handleidingen ook eenvoudig vertalen naar andere talen en publiceren in verschillende formats. En voeren we aanpassingen snel en overzichtelijk door.