Gebruikershandleiding schrijven in 5 heldere stappen

Neem direct contact op →

Inhoudsopgave

Gebruikershandleiding schrijven: de vijf stappen

Bij het schrijven van een gebruikershandleiding zijn er meerdere aspecten die altijd relevant zijn. Ongeacht het soort product, apparaat of software: deze aandachtspunten zijn algemeen toepasbaar. Goede kennis en toepassing van deze aspecten zorgen voor een hoger eindresultaat. Iedereen die een gebruikershandleiding schrijven wil, doet er verstandig aan om hiervan op de hoogte te zijn. Hieronder vindt u de vijf stappen en een korte toelichting per stap.

Stap 1. Begin bij de gebruiker

Het doel van een gebruikershandleiding schrijven is altijd: informatie over het product accuraat en effectief overbrengen op de gebruiker. Het is van groot belang om rekening te houden met de doelgroep. Elke gebruiker heeft immers eigen kenmerken en behoeftes. De wensen van een eindgebruiker in een zorginstelling verschillen van die van een monteur bij een domoticasysteem. Voordat u een gebruikershandleiding schrijven gaat, is het verstandig om met experts te overleggen. Deze experts komen uit verschillende vakgebieden, zoals ontwerp, techniek, communicatie of onderhoud. Zij leveren waardevolle informatie, maar gebruiken vaak hun eigen jargon. De schrijver van de gebruikershandleiding zorgt ervoor dat deze vaktaal begrijpelijk wordt vertaald voor de gebruiker.

Stap 2. Schrijf een gestructureerde inhoudsopgave

Een gebruikershandleiding schrijven begint met het opstellen van een duidelijke inhoudsopgave. Het is verstandig om bestaande handleidingen te vergelijken en te zoeken naar overeenkomsten. Een goede gebruikershandleiding schrijven betekent dat u alle noodzakelijke onderwerpen opneemt. In Nederland geldt de NEN5509-norm als uitgangspunt voor de structuur van handleidingen. Deze norm geeft aan welke hoofdstukken en indelingen belangrijk zijn, zoals installatie, technische specificaties, waarschuwingen, ingebruikname en onderhoud. De inhoudsopgave vormt de rode draad. Wie een gebruikershandleiding schrijven wil, volgt deze norm als leidraad.

Stap 3. Verzamel en orden de juiste productinformatie

Na het opstellen van de inhoudsopgave verzamelt u alle benodigde productinformatie. Dit is een cruciale stap in het proces van een gebruikershandleiding schrijven. De informatie komt van specialisten en kan bestaan uit CAD-bestanden, risicoanalyses, marketingdocumenten en andere relevante bronnen. Tijdens het gebruikershandleiding schrijven analyseert en selecteert u deze informatie en stelt u gerichte vragen aan de experts.
Houd bij het gebruikershandleiding schrijven rekening met wettelijke verplichtingen. Productveiligheid en aansprakelijkheid zijn belangrijke thema’s. Denk bijvoorbeeld aan de Verordening Algemene Productveiligheid (2023/988) en CE-markeringen. De gebruikershandleiding geldt als onderdeel van het product. Als de handleiding onvolledig is, kan het product als gebrekkig worden beschouwd. Voor professionele producten gelden vaak extra eisen, gebaseerd op Europese richtlijnen.

Stap 4. Teksten schrijven voor de gebruikershandleiding

Met de juiste informatie op orde, start u met het schrijven van de teksten. Een gebruikershandleiding schrijven vereist het omzetten van technische gegevens in begrijpelijke en overzichtelijke instructies voor de doelgroep. Vaak zijn technische teksten te gedetailleerd en marketingteksten te algemeen. De kunst van een gebruikershandleiding schrijven is het kiezen van de juiste balans. Twee belangrijke principes hierbij zijn minimalisme en Simplified Technical English (STE).
Minimalisme betekent: alleen die informatie bieden die nodig is om veilig en effectief te handelen. STE helpt om zinnen kort en duidelijk te houden en onnodige informatie te schrappen. Illustraties zijn hierbij onmisbaar. Bij het gebruikershandleiding schrijven zorgen illustraties voor verduidelijking, versnellen ze het begrip en verlagen ze vertaalkosten. Kies voor een heldere balans tussen tekst, illustratie en witruimte. Zo maakt u het de gebruiker makkelijker om de informatie snel te vinden en toe te passen.

Stap 5. De gebruikershandleiding samenstellen en publiceren

Na het schrijven van de teksten volgt het samenstellen van de complete handleiding. Een gebruikershandleiding schrijven resulteert vaak in een papieren document, maar digitale handleidingen of ‘on device’-instructies worden steeds gebruikelijker. Voor publicatie zijn er verschillende authoring- en publishing-systemen, zoals FrameMaker en Author-it. Deze systemen zorgen ervoor dat teksten goed worden beheerd, gestructureerd en hergebruikt kunnen worden. Door modulair te werken tijdens het gebruikershandleiding schrijven, maakt u het makkelijker om updates door te voeren en vertaalkosten te beperken.

Werkwijze om een gebruikershandleiding te schrijven

Welke vorm uw handleiding ook krijgt, bij het gebruikershandleiding schrijven volgt Manualise altijd drie hoofdfasen:

Zelf aan de slag of hulp van een expert

Schrijven is een vak apart. U zorgt ervoor dat de gebruiker alle informatie krijgt die nodig is voor veilig, efficiënt en verantwoord gebruik. Door de vijf stappen uit dit artikel te volgen, maakt u een gebruikershandleiding die voldoet aan de norm en aansluit bij de doelgroep. 

Bent u van plan om meerdere handleidingen te ontwikkelen? Manualise biedt zijn single-source software ook onder licentie aan. Daarmee kunt u zelf handleidingen schrijven, beheren en publiceren.

Toch liever de hulp van een expert? Manualise helpt u graag bij ieder onderdeel van het schrijven van uw handleidingen – van structuur tot redactie en van illustratie tot publicatie.