Een gestructureerde aanpak: uw handleiding ontwerpen in 5 stappen

Neem direct contact op →

Inhoudsopgave

Een handleiding ontwerpen in 5 stappen

Of het nu gaat om een medische pomp, een slimme thermostaat of een elektrisch gereedschap: het ontwerpen van een goede handleiding vraagt om een gestructureerde aanpak. De volgende 5 stappen zijn toepasbaar op vrijwel elk producttype, voor elke gebruikersgroep en bij uiteenlopende technische complexiteit. Zo ontstaat keer op keer een duidelijke en effectieve handleiding.

• Stap 1 Doelgroep bepalen
• Stap 2 Documentstructuur vastleggen
• Stap 3 Productinformatie verzamelen
• Stap 4 Teksten schrijven en versterken met illustraties
• Stap 5 Handleiding samenstellen en publiceren 

Stap 1 Handleiding ontwerpen? Weet voor wie u schrijft!

Voordat u begint met het ontwerpen van een handleiding, is het essentieel om duidelijk te hebben voor wie u schrijft. Een goede handleiding is afgestemd op de eindgebruiker. Verschillende gebruikersgroepen hebben echter verschillende behoeften en voorkeuren. Een installateur verwacht andere informatie dan een consument. Breng dus de doelgroep in kaart en pas de toon, inhoud en opbouw daarop aan.

Stap 2  Structuur begint bij de inhoudsopgave

Een effectieve handleiding ontwerpen begint met een duidelijke structuur. De inhoudsopgave vormt de basis van uw document. Gebruik voor het opstellen hiervan bij voorkeur de richtlijnen van de NEN 5509 , de Nederlandse norm voor gebruikersinformatie. Deze schrijft onder andere voor welke hoofdstukken minimaal aanwezig moeten zijn:

• Technische specificaties
• Veiligheidswaarschuwingen
• Installatie
• Ingebruikname
• Onderhoud

Een goedgeorganiseerde handleiding zorgt ervoor dat de lezer de benodigde informatie snel kan vinden en dat hij belangrijke waarschuwingen en veiligheidsinstructies niet over het hoofd ziet. Zo wordt de kans op fouten of ongelukken verminderd. Het bepalen van de indeling is dus een belangrijke stap bij het maken van een handleiding.  

Stap 3 Informatie verzamelen: de basis voor elke handleiding

Een handleiding ontwerpen is onmogelijk zonder betrouwbare input. Praat met productontwikkelaars, technici en marketingteams. Zij beschikken over waardevolle informatie. Denk hierbij aan technische documentatie, risicobeoordelingen, CAD-bestanden en marketingmateriaal. 

En het is van belang te weten aan welke normen en richtlijnen een product moet voldoen, omdat deze vaak ook eisen stellen aan de handleiding. Zorg ervoor dat u op de hoogte bent van deze wettelijke verplichtingen!

Het doel van deze fase is ervoor te zorgen dat de handleiding straks alle benodigde en relevante informatie bevat voor de beoogde doelgroep. Een handleiding die onvolledig of onduidelijk is, kan leiden tot aansprakelijkheid bij schade of letsel. Zeker bij professionele toepassingen is zorgvuldigheid cruciaal.

Stap 4 Teksten schrijven en versterken met illustraties

De kern van een goede handleiding is begrijpelijke, doelgerichte taal. Houd rekening met het taalniveau van uw gebruiker en voorkom vakjargon. Productontwikkelaars, technici en marketeers verwoorden hun kennis vaak in vaktaal. Het is aan u om deze informatie te vertalen naar duidelijke instructies – zonder concessies te doen aan de inhoud. 

Houd bij het schrijven rekening met de volgende principes:

• Schrijf korte, actieve zinnen.
• Vermijd passieve formuleringen en omslachtige taal. 
• Gebruik concrete instructies in plaats van algemene beschrijvingen. 

Pas daarnaast principes toe uit Simplified Technical English (STE) en minimalistisch schrijven. Deze zorgen voor compactere teksten, minder denkwerk voor de lezer en een betere opname van de informatie. Bij het handleiding ontwerpen staat de gebruiker centraal: elke zin moet bijdragen aan duidelijkheid en veiligheid.

Beeld maakt het verschil

Niet alleen tekst draagt bij aan begrijpelijkheid. Ook beeld speelt daarin een onmisbare rol. Een goed geplaatste afbeelding voorkomt fouten, verduidelijkt handelingen en maakt soms zelfs tekst overbodig. Daardoor bespaart u ook op vertaalkosten. 

Gebruik pijlen, kleuren en contrast om instructies duidelijk in beeld te brengen. Let daarbij op een balans tussen tekst, beeld en witruimte. Heeft u geen productietekeningen tot uw beschikking? Dan kunnen illustraties worden gemaakt op basis van foto’s. Deze aangepaste illustraties bevatten niet alle informatie, maar zijn afgestemd op wat de gebruiker moet zien. 

Stap 5 Handleiding samenstellen en publiceren 

Een goede handleiding ontwerpen stopt niet bij het schrijven van duidelijke instructies. Ook de samenstelling en publicatievorm bepalen hoe effectief de informatie de gebruiker bereikt. In deze fase draait het om structuur, vorm en de manier waarop u de handleiding publiceert of verspreidt. Alles afgestemd op de doelgroep.

Inhoud modulair opbouwen

Ontwerpt u meerdere handleidingen, dan is een modulaire aanpak vaak het meest efficiënt. Door informatie op te delen in herbruikbare onderdelen – zoals installatie, gebruik, onderhoud en storingen – kunt u snel schakelen tussen productvarianten en talen. Het gebruik van een Content Management Systeem (CMS) maakt dit proces schaalbaar en overzichtelijk. Zeker bij meertalige documentatie bespaart modulair werken tijd én kosten.

Meer weten over de voordelen van een CMS? Bekijk dan ons filmpje over slim beheren. Of neem contact op met Manualise.

Neem direct contact op →

Van papier tot interactief

Papieren handleidingen zijn in veel sectoren nog altijd de norm. Toch winnen digitale oplossingen terrein. Denk aan interactieve PDF’s of instructies die direct op het scherm getoond worden. Een groot voordeel van online handleidingen is dat ze eenvoudiger te updaten zijn. Bovendien kunnen ze worden gekoppeld aan andere systemen, zoals serviceportalen of apps.

Bij het publiceren van een handleiding kiest u dus niet alleen een vorm, maar ook het juiste kanaal: print, online (als PDF of geïntegreerd in bijvoorbeeld een app of website), of een combinatie daarvan.

Vorm: ondersteuning van de inhoud

Naast de inhoud is ook vorm van groot belang voor een effectieve handleiding. Goede visuele vormgeving helpt gebruikers om sneller te vinden wat ze zoeken en draagt daarmee direct bij aan gebruiksgemak en veiligheid. 

Houd altijd voor ogen: vormgeving moet de inhoud versterken – niet ervan afleiden. Zorg daarom voor:

• duidelijke kopstijlen
• consequente typografie 
• voldoende witruimte
• heldere, consistente illustratiestijl 

Sterke vormgeving verhoogt niet alleen de leesbaarheid, maar versterkt ook de professionele uitstraling van uw handleiding én van uw merk. 

Lokaliseren voor internationaal gebruik

Wordt uw product internationaal verkocht? Dan volstaat een letterlijke vertaling niet. U moet de handleiding lokaliseren, zodat deze aansluit bij lokale verwachtingen en gebruiken. Denk aan:

• Meeteenheden (bijvoorbeeld inch versus centimeter)
• Symbolen of pictogrammen met andere betekenis
• Datum- en tijdnotatie
• Culturele gevoeligheden rond kleuren of illustraties

Door uw handleiding te lokaliseren voorkomt u verwarring of misverstanden. U verhoogt bovendien de kans dat instructies correct worden opgevolgd.

Zelf aan de slag met het ontwerpen van een handleiding (gratis stappenplan met checklist)

Elke handleiding is anders. De inhoud, vorm en presentatie hangen af van het product én de gebruiker. Door gestructureerd te werk te gaan, relevante wetgeving te volgen en gebruik te maken van bewezen schrijfprincipes, ontwerpt u een document dat waarde toevoegt.

Zelf aan de slag? Wij hebben de informatie uit dit artikel voor u omgezet in een compact overzicht met aandachtspunten. Wel zo makkelijk. Download hier het gratis stappenplan met checklist:

Download gratis stappenplan →

Bent u van plan om meerdere handleidingen te ontwerpen? Manualise biedt single source software onder licentie aan, zodat u op een efficiënte manier zelf aan de slag kunt. 

Wilt u ondersteuning bij het handleiding ontwerpen? Manualise maakt al meer dan 15 jaar gebruiksvriendelijke handleidingen voor uiteenlopende klanten.