Ontwikkeling templates

Inhoudsopgave

Aandachtspunten bij ontwikkeling templates

Ontwikkeling templates: wat kunnen wij voor u betekenen

Wat is een template

Een template is een vast sjabloon voor het opmaken en structureren van een document. In het geval van handleidingen biedt een template de basisindeling van hoofdstukken, opmaakstijlen, waarschuwingen, pictogrammen en veelgebruikte tekstblokken. Het voorkomt dat iedere handleiding steeds opnieuw ‘vanaf nul’ wordt opgebouwd.

Een template zorgt ervoor dat verschillende handleidingen dezelfde opbouw, toon en visuele stijl behouden. Dit kunnen handleidingen van verschillende producten of voor verschillende markten zijn. De uniformiteit draagt bij aan efficiëntie en herkenbaarheid. En professionele documentatie. Het ontwikkelen van templates is dus essentieel voor organisaties die regelmatig handleidingen produceren.

Waarom een template ontwikkelen

Bij de ontwikkeling van templates staat dus één doel voorop: het maken van een goede, herbruikbare basis. Templates zorgen namelijk voor:

Uniformiteit
Tijdsbesparing
Foutreductie
Schaalbaarheid

Ze verhogen de kwaliteit en snelheid in het schrijfproces.

1. Uniformiteit

Een handleiding moet niet alleen inhoudelijk kloppen, maar ook herkenbaar zijn voor de gebruiker. Een template biedt vaste secties, kopstijlen en illustratieformats. Daardoor ziet elke handleiding er hetzelfde uit – ongeacht wie hem schrijft of vertaalt. Die consistentie maakt de informatie sneller vindbaar en verhoogt het vertrouwen in uw merk.

2. Tijdsbesparing

Zodra de basis eenmaal staat, hoeft u bij nieuwe projecten minder opnieuw uit te denken. Met een slimme ontwikkeling van templates bespaart u op opmaak en schrijftijd. Ook updates zijn eenvoudiger door te voeren.

3. Foutreductie

Een goede template verkleint de kans op ontbrekende onderdelen, inconsistent gebruik van termen of afwijkende waarschuwingen. Zeker in sectoren waar veiligheid en compliance centraal staan, is dit een belangrijk voordeel.

4. Schaalbaarheid

Wilt u uw content in meerdere talen publiceren of over meerdere productlijnen uitrollen? Dan biedt een gestandaardiseerd format enorme voordelen.

Bouwstenen van een effectieve template

Zelf aan de slag met de ontwikkeling van templates? Bij template ontwikkeling kijkt u niet alleen naar visuele opmaak, maar ook naar inhoudelijke structuur en herbruikbare elementen. Een goed template bevat de volgende bouwstenen:

Een logische hoofdstukindeling
Standaard contentblokken
Vaste instellingen voor de opmaak en een stijlgids
Taalvoorbeelden en terminologie

1. Een logische hoofdstukindeling

Denk aan onderdelen als:

Titelblad (met versienummer en revisiedatum)
Inleiding en doelgroepomschrijving
Veiligheidsinstructies
Installatie of montage
Gebruik en bediening
Onderhoud en reiniging
Foutopsporing
Technische specificaties
Contact- en servicegegevens

Kijk voor meer informatie over hoofdstukken naar norm NEN 5509.

Afhankelijk van het producttype kunnen modules worden weggelaten of toegevoegd. Bij de ontwikkeling van templates is het belangrijk dat elk blok los inzetbaar is.

2. Standaard contentblokken

Veel teksten keren terug in meerdere handleidingen: denk aan CE-verklaringen, garantievoorwaarden of standaardwaarschuwingen. Deze teksten kunt u als herbruikbare blokken in de template opnemen. Templates moeten deze blokken faciliteren, bijvoorbeeld via een CMS of een bibliotheekstructuur.

3. Opmaak en stijlgids

Een template bevat vaste instellingen voor de opmaak. Denk aan:

Kopstijlen en nummering
Bodytekst (bijv. Arial 10 pt)
Waarschuwingsteksten met iconen
Illustratiekaders met bijschrift
Tabellen en lijsten

Bij voorkeur is er een aparte stijlgids die uitlegt hoe en wanneer elementen worden toegepast. Dit maakt de templates overdraagbaar binnen het team.

Een indeling van een pagina met typische elementen waarvoor een template ontwikkeld kan worden

4. Taalvoorbeelden en terminologie

Ook taal hoort bij het template. Voorbeeldzinnen, vaste terminologie en instructieformuleringen voorkomen verschillen in stijl als er meerdere schrijvers betrokken zijn bij het ontwikkelen van technische documentatie.

Voorbeeld van een instructieformulering:
Vermijd “Controleer of het apparaat naar behoren werkt”
Schrijf: “Zet de schakelaar in stand 1. Controleer of het indicatielampje brandt.”

Aandachtspunten bij ontwikkeling templates

De ontwikkeling van templates is geen knip-en-plakwerk. Het vereist inzicht in eindgebruikers, contentbeheer en regelgeving. Houd bij het ontwikkelen van templates rekening met de volgende aandachtspunten:

1. Werk modulair

Een template moet flexibel zijn. Denk in contentmodules die in verschillende handleidingen herbruikbaar zijn. Zo kunt u bijvoorbeeld een instructieblok over ‘accu vervangen’ zowel in een consumentenhandleiding als in een onderhoudsgids gebruiken.

2. Denk aan vertaling en lokalisatie

Zorg dat er voldoende witruimte is voor langere vertaalde zinnen. Vermijd tekst in afbeeldingen, en werk met vertaalgeheugens of terminologielijsten. De template ontwikkeling moet afgestemd zijn op meertalige publicatie.

3. Stem ontwikkeling templates af met andere systemen

Gebruikt u een CMS? Zorg dat de template daarmee compatibel is. Ook koppelingen met andere systemen kunnen van invloed zijn op de ontwikkeling van templates.

4. Betrek eindgebruikers

Test de eerste handleidingen op basis van het template met eindgebruikers. Kunnen zij snel vinden wat ze zoeken? Begrijpen ze de instructies? Deze inzichten zijn waardevol voor de verdere verfijning van uw template.

5. Documenteer het gebruik

Een template is pas effectief als gebruikers weten hoe ze ermee moeten werken. Voeg een korte instructie toe: waar moeten auteurs op letten? Hoe werken ze met vaste stijlen en waarschuwingen? Dit draagt bij aan de borging van de templates binnen uw organisatie.