Inhoudsopgave
Handleiding vertalen verplicht of niet
Veel bedrijven willen kosten en tijd besparen door niet elke handleiding te vertalen. Zij voegen bijvoorbeeld alleen een beknopte quick start guide in de lokale taal toe en leveren de volledige handleiding uitsluitend in het Engels. Dit lijkt efficiënt, zeker als het om producten gaat waarvan er slechts enkele per jaar verkocht worden in een specifiek land. Maar is deze aanpak toegestaan volgens de Europese wet- en regelgeving?
Het korte antwoord: Het vertalen van een handleiding is in veel gevallen verplicht, maar er bestaan nuances. De verplichting hangt samen met verschillende Europese richtlijnen en nationale wetgeving, die deels overlappen en deels aanvullende eisen stellen.
Welke richtlijnen bepalen of een handleiding vertalen verplicht is
Voor machines en apparaten die in Europa op de markt worden gebracht, zijn verschillende richtlijnen van kracht. De belangrijkste zijn:
- Machinerichtlijn (2006/42/EG)
- EMC-richtlijn (2014/30/EG)
- Laagspanningsrichtlijn (2014/35/EG)
- Richtlijn Arbeidsmiddelen (2009/104/EG)
- Richtlijn Algemene Productveiligheid (2023/988)
Deze richtlijnen zijn verwerkt in nationale wetgeving. Daardoor gelden ze automatisch zodra u een product op de markt brengt binnen de Europese Unie.
Machinerichtlijn
De Machinerichtlijn (2006/42/EG) is nog duidelijker over de vertaalplicht. Hierin staat:
“Bij iedere machine moet een gebruiksaanwijzing zijn gevoegd in de officiële Gemeenschapstaal (of talen) van de lidstaat waar de machine op de markt wordt gebracht en/of in bedrijf gesteld.”
Kortom: voor machines die onder deze richtlijn vallen, is de handleiding vertalen verplicht. U mag daarnaast de handleiding ook in een andere taal toevoegen, maar de versie in de officiële taal van het land van verkoop is onmisbaar.
EMC- en Laagspanningsrichtlijn
De EMC- en Laagspanningsrichtlijn (2014/30/EG en 2014/35/EG) stellen beide dat:
“Fabrikanten zien erop toe dat (…) vergezeld gaat van instructies en de informatie (…) , in een door de betrokken lidstaat bepaalde taal die de consumenten en andere eindgebruikers gemakkelijk kunnen begrijpen. Die instructies en informatie, evenals eventuele etikettering, moeten duidelijk en begrijpelijk zijn.”
Fabrikanten moeten gebruikers dus op zo’n manier informeren over specifieke voorzorgsmaatregelen bij montage, installatie, onderhoud of gebruik van het apparaat dat de informatie begrijpelijk is voor de gebruiker. Zeker bij veiligheidsinstructies kan een taalbarrière grote risico’s opleveren. Naar welke taal dient er dan vertaald te worden? In de praktijk geldt vaak: de taal waarin de meerderheid van de consumenten of professionele gebruikers in het land zich veilig voelt en instructies begrijpt. Meestal is dit de officiële taal van het land, maar soms zijn er uitzonderingen, bijvoorbeeld in meertalige landen (België, Zwitserland, Finland).
Richtlijn Arbeidsmiddelen
De Richtlijn Arbeidsmiddelen (2009/104/EG) stelt dat:
“De informatie en de gebruiksaanwijzingen moeten voor de betrokken werknemers begrijpelijk zijn.”
In de praktijk betekent dit dat handleidingen vaak in de taal van het betreffende land moeten zijn opgesteld. Voor Nederland geldt dus dat een Nederlandstalige handleiding noodzakelijk is, tenzij alle betrokken werknemers aantoonbaar voldoende Engels beheersen en dit is vastgelegd in het arbobeleid.
Richtlijn Algemene Productveiligheid
Deze richtlijn (2023/988) geldt vooral voor consumentenproducten. Hierin staat:
“De fabrikanten zien erop toe dat hun product vergezeld gaat van duidelijke instructies en veiligheidsinformatie die zijn opgesteld in een taal die de consumenten gemakkelijk kunnen begrijpen, zoals is vastgesteld door de lidstaat waarin het product op de markt wordt aangeboden. Dat voorschrift is niet van toepassing wanneer het product zonder dergelijke instructies en veiligheidsinformatie veilig kan worden gebruikt zoals door de fabrikant is bedoeld.”
Voor consumentenproducten geldt dus vaak: handleiding vertalen is verplicht.
Praktische toepassing: quick start guide versus volledige handleiding
Sommige bedrijven leveren een korte quick start gids in de lokale taal en plaatsen de uitgebreide handleiding online in het Engels. Dit lijkt een praktische oplossing, maar brengt risico’s met zich mee. De quick start moet dan minimaal alle essentiële veiligheidsinformatie bevatten én voldoen aan de eisen van de relevante richtlijnen. In veel gevallen is dit niet afdoende en blijft de volledige handleiding vertalen verplicht.
Risico’s en gevolgen van het niet naleven
Wanneer u geen vertaalde handleiding levert waar dat verplicht is, loopt u risico’s:
- U voldoet niet aan de wettelijke eisen, wat kan leiden tot boetes of aansprakelijkheid bij ongelukken.
- Een product kan worden teruggeroepen of uit de handel worden gehaald.
- Verzekeraars kunnen dekking weigeren bij incidenten.
- De gebruiker begrijpt de instructies mogelijk niet volledig, waardoor de kans op verkeerd gebruik toeneemt.
Voordelen van een juiste vertaling
Het voldoen aan de vertaalplicht heeft duidelijke voordelen:
- U verhoogt de veiligheid van gebruikers.
- U minimaliseert juridische risico’s en aansprakelijkheid.
- U voldoet aan de Europese en nationale wetgeving.
- U bouwt vertrouwen op bij afnemers en eindgebruikers.
Hoe pakt u het vertalen van handleidingen aan
Ga systematisch te werk bij het vertalen van handleidingen:
- Bepaal welke richtlijnen van toepassing zijn voor uw product.
- Controleer of vertalen van de handleiding verplicht is op basis van het type product en de doelgroep.
- Zorg voor een professionele vertaling die helder, begrijpelijk en technisch juist is.
- Laat de vertaling controleren door een specialist of native speaker.
- Update uw handleidingen regelmatig op basis van gewijzigde wetgeving of productaanpassingen.
Toch liever de hulp van een expert?
Wilt u zeker zijn dat uw handleiding aan alle eisen voldoet? Manualise helpt u graag met het vertalen, controleren en samenstellen van heldere en wettelijk correcte handleidingen.