Wat is een online handleiding
Een online handleiding is een digitale variant van de traditionele gebruikershandleiding. In plaats van een gedrukt boekje ontvangt de gebruiker een digitale instructie – bijvoorbeeld als interactieve PDF, webpagina of via een app.
De inhoud blijft in essentie hetzelfde: uitleg geven over de veilige en effectieve werking van een product. Het verschil zit vooral in de manier waarop die informatie gepresenteerd en gebruikt wordt.
Digitale handleidingen bieden steeds vaker extra functies zoals:
- Klikbare inhoudsopgaven.
- Video’s en stapsgewijze modules.
- Zoekfuncties.
- Taalwisselopties.
Ze zijn geoptimaliseerd voor gebruik op smartphone, tablet en desktop, en kunnen eenvoudig worden aangepast bij wijzigingen in het product.
Meer weten? Lees onze artikelen over PDF handleidingen en Online output.
Voordelen van online handleidingen
Een digitale handleiding biedt verschillende voordelen ten opzichte van een papieren variant:
1. Altijd en overal beschikbaar
De gebruiker hoeft niet te zoeken naar een papieren boekje. Met een QR-code op het product, een knop in de app of een link op de website krijgt hij direct toegang tot de juiste handleiding.
2. Eenvoudig bij te werken
Een wijziging in de interface of functionaliteit? Een online handleiding past u eenvoudig aan, zonder nieuwe drukrondes of distributie. Fouten worden sneller gecorrigeerd en u voorkomt dat gebruikers met verouderde informatie aan de slag gaan.
3. Ruimte voor multimedia
Technische stappen laten zich vaak beter uitleggen in een video of animatie dan in tekst. Door interactieve elementen toe te voegen wordt het leerproces versneld.
4. Kostenbesparing
Een digitale handleiding hoeft in tegenstelling tot fysieke boekjes niet gedrukt, opgeslagen en verzonden te worden. Bovendien leidt een betere uitleg vaak tot minder retouren en een lagere druk op de klantenservice.
5. Meertaligheid
Een online handleiding kan eenvoudig in meerdere talen worden aangeboden. Gebruikers kunnen zelf de juiste taal selecteren, wat bijdraagt aan een positieve gebruikerservaring.
Wanneer is een online handleiding efficiënt
Hoewel de papieren variant nog steeds waarde heeft, kunnen digitale handleidingen in bepaalde gevallen een betere (of zelfs de beste) optie zijn:
- Software en apps
Denk aan platforms zoals Microsoft Teams of boekhoudsoftware. De gebruikersinterface van dit soort producten verandert continu. Een online handleiding zorgt ervoor dat een gebruiker over actuele informatie beschikt, die bovendien eenvoudig rolafhankelijk gemaakt kan worden. Dit maakt een digitale handleiding veel gebruiksvriendelijker dan een papieren versie. - Slimme apparaten
Voor bijvoorbeeld slimme verlichting, robotstofzuigers of slimme deurbellen zijn gebruikers al gewend aan digitale interactie. Een online handleiding via app of web sluit hier goed bij aan. De gebruiker heeft hiermee direct toegang tot de relevante informatie. - Technische of complexe producten
Visuele ondersteuning in de vorm van video of animatie kan bij complexe producten zeer wenselijk zijn. Bijvoorbeeld bij medische hulpmiddelen zoals een digitale insulinepomp of een industrieel meetinstrument.
Ook voor internationale markten biedt digitale gebruiksinformatie voordelen: het opschalen naar meerdere talen verloopt overzichtelijker en u bespaart papier en transport, waardoor de handleiding duurzamer is.
Wettelijke eisen en beperkingen: Richtlijnen met betrekking tot vorm
Een digitale handleiding biedt veel flexibiliteit, maar moet wel voldoen aan specifieke eisen. Binnen Europa zijn er duidelijke richtlijnen opgesteld voor de vorm, inhoud en beschikbaarheid van gebruiksinformatie.
Vereisten met betrekking tot de vorm van gebruiksinformatie verschillen per producttype. Voor industriële machines of medische apparatuur gelden aanvullende of strengere eisen. Maar ook voor producttypes buiten machines en medische hulpmiddelen kunnen voorschriften gelden:
- Machineregeling (EU 2023/1230) bepaalt de voorwaarden waaronder digitale handleidingen voor machines mogen worden geleverd.
- MDR (EU 2017/745) regelt het gebruik van elektronische handleidingen voor medische hulpmiddelen.
- Voor andere productgroepen kan het zijn dat sectorspecifieke richtlijnen iets vastleggen over de vorm (digitaal, papier of combinatie) waarin de informatie moet worden aangeboden.
Hieronder gaan we wat dieper in op vormgerelateerde eisen voor machines en medische hulpmiddelen.
Machineregeling (EU 2023/1230)
De nieuwe Machineregeling (EU 2023/1230) staat toe dat gebruiksinformatie, waaronder de handleiding, digitaal wordt aangeboden. Voorwaarden zijn onder meer:
- De informatie moet gemakkelijk toegankelijk zijn voor de gebruiker.
- Een papieren versie moet beschikbaar zijn op verzoek.
- De informatie moet minimaal tien jaar na verkoop beschikbaar blijven.
- Voor producten die gebruikt worden door niet-professionele eindgebruikers blijft fysieke documentatie in veel gevallen nog verplicht.
MDR (EU 2017/745) – Medische hulpmiddelen
Ook voor medische producten gelden aanvullende eisen:
- De digitale gebruiksinformatie mag alléén worden aangeboden als de gebruiker daarmee instemt.
- Er moet een risicobeoordeling plaatsvinden waaruit blijkt dat digitale levering geen gevaar oplevert.
- De fabrikant moet zorgen dat een papieren handleiding op verzoek beschikbaar blijft.
Wettelijke eisen en beperkingen: Richtlijnen met betrekking tot inhoud en beschikbaarheid
Vereisten met betrekking tot de inhoud en beschikbaarheid kunnen generiek of specifiek zijn. Specifiek wil zeggen dat de vereisten voor een bepaald producttype gelden, zoals eisen die voortkomen uit de Laagspanningsrichtlijn of de norm ISO 20607:2019 Machineveiligheid – Instructiehandlboek. Generieke eisen gelden voor alle producttypes. Hieronder gaan we wat dieper in op geldende generieke eisen.
Generieke vereisten
De volgende standaarden en regelgeving bevatten generieke eisen over inhoud en beschikbaarheid:
Verordening (EU) 2023/988 – Algemene productveiligheid
Deze verordening stelt dat de gebruiker altijd over de essentiële veiligheidsinformatie moet kunnen beschikken in een taal die hij of zij begrijpt. Ook bij digitale handleidingen geldt:
- De taal moet lokale begrijpelijkheid garanderen (bijv. Frans voor Frankrijk).
- Informatie moet bij het product geleverd of makkelijk toegankelijk zijn.
IEC/IEEE 82079-1:2019 – Internationale standaard voor gebruiksinformatie
Deze norm biedt richtlijnen voor de inhoud, structuur en formulering van handleidingen. Onderwerpen die bijvoorbeeld aan de orde komen, zijn:
- Gebruik van duidelijke opbouw en kopniveaus (zoals hoofdstukken, subsecties).
- Consistente terminologie.
- Doelgroepsgericht schrijven van instructies.
- Waarschuwingen en visuele ondersteuning zoals pictogrammen.
Een handleiding die in lijn is met deze norm is niet alleen technisch correct, maar verhoogt ook de bruikbaarheid en veiligheid van het product.
WCAG-richtlijnen
De WCAG-richtlijnen (Web Content Accessibility Guidelines) zijn wereldwijd de meest gebruikte standaard voor digitale toegankelijkheid. Ze worden internationaal gezien als dé referentie voor toegankelijke websites, apps en documenten. Veel nationale en internationale wetgeving verwijst ernaar.
Voor de publieke sector zijn de richtlijnen al verplicht. Denk aan websites van de overheid en digitale handleidingen van zorginstellingen of het openbaar vervoer. Vanaf juni 2025, met de inwerkingtreding van de Europese Toegankelijkheidsakte (2019/882), gelden ze ook voor veel commerciële digitale producten en diensten, zoals webshops, e-books en mobiele apps.
Voldoen aan de WCAG-richtlijnen betekent dat u bij het ontwikkelen van een digitale handleiding rekening houdt met toegankelijkheidseisen, zoals:
- tekstalternatieven voor afbeeldingen
- voldoende kleurcontrast
- een structuur die goed werkt met schermlezers
Waar moet u op letten bij het ontwikkelen van een online handleiding
Een goede digitale handleiding vraagt op een aantal vlakken een andere aanpak dan een papieren versie. Let bijvoorbeeld op de volgende punten:
1. Responsive design
Zorg dat de handleiding goed werkt op verschillende schermformaten – van smartphone tot desktop. Tekst, knoppen en afbeeldingen moeten zich automatisch aanpassen aan het apparaat van de gebruiker.
2. Heldere structuur en navigatie
Net als bij papieren handleidingen, moeten gebruikers snel vinden wat ze zoeken. Werk met duidelijke hoofdstukken, klikbare inhoudsopgaven en een goed vindbare zoekfunctie.
3. Versiebeheer
Zorg voor een goed systeem waarbij eerdere versies van de handleiding eenvoudig beheerd kunnen worden. Omdat digitale documentatie sneller wijzigt en gedeeld wordt, is goed versiebeheer extra belangrijk.
4. Toegankelijkheid
Zorg dat de handleiding ook toegankelijk is voor gebruikers met een beperking. Denk aan voldoende kleurcontrast, alt-teksten bij afbeeldingen en een structuur die goed werkt met schermlezers. Een online handleiding biedt veel kansen om ook deze doelgroep te bereiken!
Zelf handleidingen ontwikkelen of hulp van een specialist
Het is duidelijk: de online handleiding is allang geen experiment meer, maar een volwaardig alternatief of aanvulling op papieren documentatie.
Bent u van plan om zelf een of meerdere online handleidingen te maken? Manualise biedt single source software onder licentie, zodat u op een efficiënte manier zelf aan de slag kunt.
Roept u voor het ontwikkelen van uw online documentatie toch liever de hulp in van een specialist? Manualise maakt al meer dan 15 jaar gebruiksvriendelijke handleidingen voor uiteenlopende klanten. Voor zowel print als online.
