Inhoudsopgave
Wat is een werkinstructie
Een werkinstructie is een heldere aanwijzing om een taak uit te voeren. U vindt werkinstructies in tekst, afbeeldingen of video’s. De instructie moet altijd actiegericht zijn, zodat de gebruiker direct weet wat hij of zij moet doen. Een goed voorbeeld:
“Draai de kraan dicht als het waterpeil circa 2 cm van de bovenste rand is verwijderd.”
Deze instructie is duidelijk en direct. Er is geen ruimte voor verwarring of eigen interpretatie.
Vaak raken werkinstructies echter ondergesneeuwd door te veel extra informatie. Denk aan achtergrondinformatie, toelichtingen of beleid. Wie alles in één alinea zet, maakt de handleiding onoverzichtelijk. Hierdoor zijn de echte instructies moeilijk vindbaar en bestaat het risico dat belangrijke stappen worden gemist.
Een werkinstructie is géén:
- Achtergrondinformatie (waarom iets nodig is)
- Structuurinformatie (uit welke onderdelen iets bestaat)
- Beleidsinformatie (hoe vaak of wanneer iets moet gebeuren)
Wilt u een effectieve werkinstructie maken? Plaats deze informatie dan in aparte paragrafen of hoofdstukken, met een eigen kopje. Zo blijft de handleiding overzichtelijk en zijn de instructies snel te vinden.
Het belang van goede werkinstructies
Goede werkinstructies zorgen voor meer dan alleen duidelijke uitleg. Ze helpen fouten voorkomen, verhogen de veiligheid en zorgen voor consistentie in de uitvoering van taken. Door duidelijke werkinstructies te gebruiken, kan iedereen – ongeacht ervaring of opleiding – dezelfde handeling op dezelfde manier uitvoeren. Dit vergroot de betrouwbaarheid en vermindert de kans op ongelukken of schade.
Bovendien dragen goede werkinstructies bij aan het leerproces van nieuwe medewerkers. Zij kunnen zelfstandig aan de slag en hoeven minder vaak hulp te vragen. Dit bespaart tijd en kosten binnen uw organisatie.
Hoe maakt u een werkinstructie
Een goede werkinstructie maken hoeft niet ingewikkeld te zijn. Houd altijd rekening met de volgende basisprincipes:
- Gebruik de gebiedende wijs (imperatief):
Formuleer kort en krachtig, bijvoorbeeld:
“Zet de printer aan.”
Vermijd omslachtige zinnen als: “U kunt nu desgewenst de printer aanzetten.”
- Nummer de instructies:
Door elke stap te nummeren, ontstaat een logische volgorde. De gebruiker weet precies waar hij of zij aan toe is.
- Begin met een duidelijke taakbeschrijving:
Geef boven elke reeks instructies aan wat het doel is, bijvoorbeeld:
“Het vullen van de watertonnen.”
Praktische tips voor werkinstructies
- Wees concreet: Vermijd vage begrippen als ‘regelmatig’ of ‘zorgvuldig’. Geef duidelijk aan wat, wanneer en hoe iets moet gebeuren.
- Gebruik eenvoudige taal: Richt u op taalniveau B1–B2, zodat ook minder ervaren gebruikers de instructie begrijpen.
- Maak gebruik van illustraties: Afbeeldingen of pictogrammen ondersteunen de tekst en maken snel duidelijk wat de bedoeling is.
- Vermijd dubbele instructies: Geef elke handeling slechts één keer aan om verwarring te voorkomen.
- Controleer de volgorde: Test de instructies door ze zelf uit te voeren of door iemand anders te laten testen.
Voorbeeld van een werkinstructie
Dit voorbeeld laat zien hoe u een taak duidelijk opdeelt in praktische stappen. Door iedere handeling apart te benoemen, voorkomt u dat de gebruiker stappen overslaat.
Het vullen van de watertonnen
- Zet een waterton onder een van de twee kranen.
- Draai de betreffende kraan open.
- Draai de kraan dicht als het waterpeil circa 2 cm van de bovenste rand is verwijderd.
- Schuif de waterton onder de kraan vandaan, rol deze niet.
- Zet de gevulde waterton op een steekwagen.
- Rijd de waterton naar het magazijn.
Stel een stappenplan op
Een stappenplan helpt om werkinstructies overzichtelijk en vindbaar te maken. Deel complexe taken op in kleinere, behapbare stappen. Geef elke taak niet meer dan zeven tot acht instructies. Wordt het meer? Splits de taak dan op. Bijvoorbeeld: ‘Het vullen van de watertonnen’ en ‘Het vervoeren van de watertonnen’.
Door vooraf taken en werkinstructies logisch te verdelen, ontstaat er een heldere handleiding met duidelijke kopjes.
Let op: in sommige handleidingen worden werkinstructies ‘stappen’ genoemd. In dit artikel bedoelen we met ‘stappenplan’ vooral de opdeling in verschillende taken, ieder met eigen werkinstructies.
Voorbeeld van een stappenplan
Stappenplan voor het vullen en vervoeren van watertonnen:
Taak 1: Het vullen van de watertonnen
- Plaats de waterton onder de kraan.
- Draai de kraan open.
- Controleer het waterpeil.
- Draai de kraan dicht.
- Verwijder de waterton.
Taak 2: Het vervoeren van de watertonnen
- Plaats de gevulde waterton op de steekwagen.
- Beweeg de steekwagen naar het magazijn.
- Zet de waterton op de juiste plek neer.
Door taken te scheiden, blijft de instructie duidelijk en overzichtelijk.
Wettelijke eisen voor werkinstructies
De wet stelt geen specifieke eisen aan de opbouw van werkinstructies. Wel moet de handleiding noodzakelijke instructies bevatten, bijvoorbeeld volgens de Machinerichtlijn. Hoe u deze instructies formuleert, mag u zelf bepalen.
Wilt u zeker weten dat uw werkinstructies aan de norm voldoen? Raadpleeg dan de Nederlandse norm NEN 5509 te of de internationale norm IEC 82079-1. Deze normen geven duidelijke richtlijnen voor het schrijven van technische instructies. Ze behandelen onderwerpen als structuur, taalgebruik, lay-out en veiligheidssymbolen. Door deze normen te volgen, weet u zeker dat uw instructies voldoen aan de eisen voor duidelijkheid en veiligheid.
Werkinstructies laten maken door Manualise
Duidelijke werkinstructies zijn onmisbaar voor elke handleiding. Door informatie te structureren, actief te formuleren en het aantal instructies per taak te beperken, vergroot u de veiligheid en efficiëntie van uw gebruikersinformatie.
Met een overzichtelijke aanpak legt u de basis voor een gebruiksvriendelijke handleiding. Wilt u zelf een werkinstructie maken of zoekt u ondersteuning? Wij helpen u graag bij het opstellen en optimaliseren van uw werkinstructies. Wij stemmen de instructies af op het kennisniveau van uw doelgroep en zorgen ervoor dat alle informatie logisch is opgebouwd. Hierdoor kan iedereen direct aan de slag met uw product of proces.