Inhoudsopgave
Wat is een instructie
Een instructie of instructieve tekst is een reeks stapsgewijze aanwijzingen die een gebruiker helpt om een taak correct en efficiënt uit te voeren. Denk bijvoorbeeld aan het in elkaar zetten van een meubelstuk, het installeren van software of het bedienen van een machine.
Het schrijven van een instructie is niet moeilijk, maar vaak bevat een instructie informatie die niet direct met de taak te maken heeft. Een instructietekst moet to the point zijn en geen onnodige informatie bevatten. Waarom een handeling nodig is, hoort bijvoorbeeld thuis in een inleiding of een toelichting. Zo houdt u de instructies zelf kort en duidelijk.
Stel, een ventiel moet gesloten worden om een machine veilig te kunnen reinigen. De instructie moet dan simpelweg zijn: “Draai het ventiel met de klok mee totdat het volledig gesloten is.” Extra uitleg kan nuttig zijn: “Het sluiten van het ventiel voorkomt dat reinigingsvloeistof onder hoge druk uit de leidingen spuit, wat gevaarlijk kan zijn voor de gebruiker.” . Maar deze informatie hoort in een aparte toelichting, zodat de gebruiker niet hoeft te zoeken naar de handeling die hij moet uitvoeren.
Hoe schrijft u een goede instructietekst
Een effectieve instructietekst is duidelijk, logisch opgebouwd en afgestemd op de doelgroep.
Welke vorm de documentatie ook heeft, bij het schrijven van instructieteksten dienen de volgende stappen te worden doorlopen:
Een instructie kan pas goed aansluiten bij de kennis en ervaring van de gebruiker als de doelgroep bekend is.
Een goede instructietekst voorkomt fouten, bespaart tijd en zorgt ervoor dat de gebruiker een taak correct en veilig uitvoert.
Visuele ondersteuning (bijvoorbeeld afbeeldingen, diagrammen en pictogrammen) maakt instructies effectiever en gebruiksvriendelijker.
Hieronder lichten we elke stap toe en geven we per stap aan waar op gelet moet worden.
Stap 1 Bepaal de doelgroep
Door rekening te houden met de specifieke behoeften en eigenschappen van de doelgroep kan de kwaliteit en effectiviteit van de instructie aanzienlijk worden verbeterd.
Zo zorgt u ervoor dat instructies aansluiten bij de kennis, ervaring en verwachtingen van de gebruiker:
- Taalgebruik en begrip
Eenvoudige taal vs. technische termen: Voor een gemiddelde consument zal de instructie eenvoudig en zonder jargon geschreven moeten zijn. Voor technisch onderlegde professionals kunnen meer vaktermen gebruikt worden en gedetailleerdere beschrijvingen, omdat ze bekend zijn met de terminologie. - Ervaringsniveau
Beginner vs. gevorderde gebruiker: Een instructie voor een beginner bevat gedetailleerdere stappen en uitleg, eventueel voorzien van een extra illustratie. Voor een gevorderde gebruiker volstaat vaak een beknopte instructie of alleen de essentiële stappen, omdat ze gewend zijn om met soortgelijke producten of processen te werken.
Toepassing
Het effect van de doelgroep op instructies wordt zichtbaar als we een installatiehandleiding van een consumentenelektronicaproduct (tv-installatie) vergeleken met die van een industriële machine (CNC-machine):
Installatiehandleiding voor een televisie-installatie | Installatiehandleiding voor een CNC-machine |
De consument wordt waarschijnlijk stap-voor-stap begeleid bij het aansluiten van de kabels, het instellen van de beeld- en geluidsinstellingen, en het verbinden van de tv met wifi. In deze handleiding worden simpele zinnen en visuele aanwijzingen gebruikt, zoals pictogrammen van HDMI-poorten of eenvoudige symbolen. | De handleiding voor een CNC-machine zal technische tekeningen en schema’s bevatten die alleen voor iemand met ervaring in machinebouw of engineering begrijpelijk zijn. En er kunnen vaktermen als “servo-aandrijvingen,” “spindelversnelling” en “installatie van lineaire geleidingen” worden gebruikt. |
Stap 2 Schrijf heldere instructies
Zodra alle relevante informatie is verzameld, kan het instructie schrijven beginnen. Het doel van een instructietekst is om de gebruiker duidelijk en efficiënt uit te leggen hoe een taak uitgevoerd moet worden. Een goede instructie voldoet in ieder geval aan de volgende criteria:
- Begrijpelijk
Zoals bij stap 1 behandeld, moet de tekst afgestemd zijn op de kennis en ervaring van de doelgroep. Schrijf daarnaast in de gebiedende wijs en deel de instructie op in korte zinnen. - Eenduidig
De tekst moet geen dubbelzinnigheden of overbodige informatie bevatten. - Stapsgewijs en logisch opgebouwd
De gebruiker moet de taak in de juiste volgorde uitvoeren.
Toepassing
Ter verduidelijking nog een voorbeeld. Vergelijk de volgende twee versies van een instructie:
Versie 1 | Versie 2 |
Gelieve daarna het ventiel een kwartslag te draaien totdat u weerstand voelt. Daarna kunt u de groene hendel van u af bewegen totdat dit niet verder gaat. |
|
Waarom is de tweede versie beter?
- Minder vaag taalgebruik: Het woord “gelieve” maakt de instructie onduidelijk. Is de handeling verplicht of optioneel? De gebiedende wijs (“Draai…”) laat daar geen twijfel over bestaan.
- Direct en to the point: Korte, duidelijke stappen zijn makkelijker te volgen en terug te lezen.
- Geen verwarring: De toevoeging van “linksom” voorkomt misverstanden over de draairichting van het ventiel. De lezer weet precies wat hij moet doen, zonder overbodige informatie te moeten filteren.
Duidelijke instructies helpen gebruikers sneller en veiliger te werken.
Stap 3 Maak afbeeldingen (visuele ondersteuning)
Het gezegde luidt: een beeld zegt meer dan duizend woorden. Dit geldt zeker voor instructies. In sommige gevallen maken illustraties het gebruik van teksten zelfs overbodig.
Een goed voorbeeld is de handleiding van IKEA. In plaats van uitgebreide beschrijvingen over welke schroef waar moet, laten eenvoudige illustraties in één oogopslag zien hoe een meubelstuk gemonteerd moet worden. Draairichtingen van schroeven worden hierin met een pijl aangegeven, waardoor er geen ruimte is voor verwarring.
Toch zijn afbeeldingen niet altijd voldoende. Bij complexe apparaten of veiligheidskritische handelingen is aanvullende tekst noodzakelijk. Stelt u zich een industriële machine voor waarbij een gebruiker eerst moet controleren of een groene knop brandt. Een instructie zoals “Controleer of de groene knop brandt. Zo niet, neem contact op met de servicedienst voordat u de machine start.” is moeilijk volledig in een afbeelding te vatten.
De kracht zit hem in de combinatie van beide: afbeeldingen verduidelijken hoe iets moet gebeuren, terwijl tekst aanvullende details en waarschuwingen geeft.
Zelf aan de slag met instructie schrijven (gratis stappenplan met checklist)
Door bovenstaande stappen toe te passen, kunt u een instructie schrijven die duidelijk, logisch opgebouwd en afgestemd is op de doelgroep.
Gaat u zelf aan de slag? Wij hebben de informatie uit dit artikel voor u omgezet in een compact overzicht met aandachtspunten. Download hier het gratis stappenplan met checklist:
Schakelt u liever een specialist in? Of het nu gaat om het schrijven van een instructie, of om een combinatie van tekst en illustratie: Manualise helpt u graag verder. Wij hebben meer dan 15 jaar ervaring met het maken van efficiënte en gebruiksvriendelijke handleidingen voor uiteenlopende klanten.