Inhalte verwalten und Wiederverwendung optimieren


Inhalte verwalten

Die Verwaltung von Inhalten (Content-Management) bedeutet die Vorhaltung von Inhalten in einer Art und Weise, die den bestmöglichen Wiederverwendungswert für unterschiedliche Ausgabeformate sicherstellt, z. B. für zukünftige Anleitungen oder Online-Content. Umfassende, langjährige Erfahrung mit Content-Management-Software macht Manualise zum Experten für die Erstellung und Verwaltung von Dokumentationen – single-source und topic-based. Darüber hinaus ist Manualise Vertriebspartner von MadCap Software – und kann Sie so bei der Strukturierung Ihrer Dokumentationsprozesse noch besser unterstützen.

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Content-Management

Mit einem Content-Management-System (CMS) lässt sich die Erfassung, Schaffung, Organisation und Veröffentlichung von Informationen automatisieren. Ein CMS betrachtet Inhalte, Design und Struktur unabhängig voneinander. Sind die nötigen Informationen erfasst, kann über eine Vorlage (Template) das gewünschte Design bestimmt werden. Durch die formatunabhängige Behandlung der Inhalte können sie für die Ausgabe in jedem gewünschten Format wiederverwendet werden. Diese Vorgangsweise schafft Überblick über vorhandene Informationen und reduziert die Aufwände im Handling, was wesentliche Kosteneinsparungen bedeutet.

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Vorteile von Content-Management

  • Dieselben Inhalte für unterschiedliche Ausgabeformate (Print und online)

  • Maximaler Wiederverwendungswert

  • Mehrsprachige Integration

  • Reduzierte Übersetzungskosten

  • Effizientere Arbeitsweise

  • Trennung von Form und Inhalt

  • Topic-based Authoring

  • Organisierte Versionsverwaltung

Single Sourcing

Single Sourcing (Single Source Publishing) ist ein Content-Management-Verfahren, mithilfe dessen dieselben Inhalte für mehrere Medienformen verwendet werden können. Das arbeits- und dadurch kostenintensive Handling von Inhalten reduziert sich – inhaltliche Bearbeitungen, Aktualisierungen und Korrekturen müssen nur noch einmal im Quelldokument durchgeführt werden, um dann automatisch an allen Ausgabeorten sichtbar zu sein.

Beispiel: Ein Unternehmen hat mehrere Produkte mit jeweils eigenen Gebrauchsanleitungen, die alle dasselbe Verfahren zum Inhalt haben. Anstatt nun für jede einzelne Anleitung eine Kopie dieses Verfahrens zu verwalten, können sich die Anleitungen denselben Inhalt teilen, der dann jeweils zum Zeitpunkt der Veröffentlichung zugewiesen wird. Die Eliminierung mehrfach vorhandener Inhalte verringert die Kosten für Pflege und Handling und sorgt für Konsistenz. Änderungen oder Aktualisierungen des betreffenden Verfahrens brauchen lediglich an einer Stelle vorgenommen zu werden, um überall zu erscheinen.

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Topic-based Authoring

Topic-based Authoring in der technischen Kommunikation ist eine Methode zur Erstellung von Inhalten in Modulform, die um Topics in unterschiedlichen Zusammenhängen strukturiert werden. Diese Topics können beliebig zusammengestellt und wiederverwendet werden. Topic-based im Zusammenhang mit Inhalten ist das Gegenstück zum buchorientierten oder narrativen Ansatz, bei dem die Inhalte eine lineare, zusammenhängende Struktur besitzen.

Die Methode des topic-based Authoring ist besonders geeignet für die technische Dokumentation. Tools, die diesen Ansatz unterstützen, speichern Inhalte üblicherweise im XML-Format – das ermöglicht ihre Wiederverwendung und die dynamische Zusammensetzung personalisierter Informationen.

Unter Topic versteht man einen Teil des Inhalts zu einem bestimmten Thema – es hat ein erkennbares Ziel und kann eigenständig sein, braucht also keine bestimmte Kontextumgebung, um dem Endnutzer in sinnvoller Weise bereitgestellt werden zu können. Zusätzlich sind Topics wiederverwendbar – sie sind, sofern gut konstruiert, in jedem erforderlichen Zusammenhang anwendbar, da sie inhaltlich nicht von anderen Inhalten abhängig sind und keiner Erklärung durch eine bestimmte Umgebung bedürfen. 

MadCap Flare

Als Authoring-, Publishing- und Content-Management-Software bietet MadCap Flare eine Komplettlösung für technische Kommunikation und Content-Entwicklung. Eine umfangreiche Palette an Funktionen ist geeignet, die Effizienz bei der Erstellung und Wiederverwendung von Inhalten zu maximieren.

Ganz gleich, mit was für Inhalten Sie arbeiten – technische Dokumentation für Onlinehilfen, Software-Dokumentation, Strategie- und Verfahrensanleitungen, Wissensdatenbanken oder Anleitungen: Mit MacCap Flare können Sie Inhalte für unterschiedlichste Formate erstellen, verwalten und veröffentlichen – für Print, online und mobil. 

Author-it

Ein anderes Content-Management-System für die Erstellung, Pflege und Verbreitung von Single-Source-Content ist Author-it. Manualise nutzt dieses System für Kunden, die intern standardmäßig mit Author-it arbeiten, z. B. Schneider Electric. Für Schneider Electric erstellt Manualise unter Verwendung der Remote-Desktop- und Cloud-Anwendungen von Author-it Dokumentationen und Schulungsmaterial.

Referenzen

Sie suchen die richtige Content-Management-Lösung für Ihren Bedarf? Oder einen Partner, der für Sie Output mit Single-Sourcing-Software erstellt? Dann brauchen Sie nicht weiter zu suchen. Kontaktieren Sie uns. Zu unseren Kunden zählen:

 

„Manualise verwaltet den Content eines Teils unserer Dokumentation. Sobald es Änderungen gibt, werden diese entsprechend und schnell in all unseren Ausgabeformaten durchgeführt.“

- Sjors Hendriks , Product Manager Sitecom -


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