Inhoudsopgave
Wat is een software handleiding
Het doel van een software handleiding is om gebruikers te helpen bij het uitvoeren van taken en bij het oplossen van eventuele fouten of problemen tijdens de installatie en het gebruik.
Een software handleiding verschilt op meerdere vlakken van een handleiding voor een fysiek product, omdat het gebruik en de context fundamenteel anders zijn.
Bij fysieke producten is er meestal sprake van een vaste gebruiksvolgorde, zoals montage, installatie of ingebruikname van onderdelen. Bij software is de conceptuele uitleg belangrijker. Software is niet tastbaar of zichtbaar in onderdelen, zoals een machine of apparaat. Het gebruik draait om interactieve handelingen op een scherm: klikken, slepen, typen. Gebruikers kunnen bovendien op verschillende manieren door de interface navigeren en krijgen vaak meerdere opties om hetzelfde doel te bereiken (zoals via sneltoetsen of menu’s). Een software handleiding moet daarom keuzemogelijkheden beschrijven, taakgericht zijn en de gebruiker ondersteunen in verschillende scenario’s.
Daarbij verandert software regelmatig door updates. Instructies kunnen daardoor snel verouderen. Een goede software handleiding moet dus flexibel en goed onderhoudbaar zijn.
Werkwijze: 3 stappen om tot een software handleiding te komen
Welke vorm de software handleiding ook heeft, bij het maken van de handleiding doorlopen wij altijd de volgende 3 stappen:
De totale software-informatie wordt in kaart gebracht. Teksten worden geschreven en de ondersteunende screenshots worden gemaakt.
We bepalen hoe de software-informatie het beste gestructureerd en georganiseerd kan worden. De visuele stijl wordt vastgelegd.
Nu de vorm en inhoud zijn vastgelegd maken we de daadwerkelijke handleiding door vorm en inhoud samen te voegen.
Deze gestructureerde aanpak zorgt uiteindelijk voor een duidelijke en goed bruikbare software handleiding. Hieronder lichten we elke stap nog eens toe.
Stap 1
Een goede handleiding begint met inzicht in wat de gebruiker nodig heeft. Zonder heldere inhoudskeuze is het niet mogelijk een logische structuur te ontwikkelen. Deze stap omvat onder andere:
- Bepalen wie de doelgroep is (leek, ervaren gebruiker, technisch beheerder).
- Vastleggen welke taken, functies of fouten uitgelegd moeten worden.
- Bepalen of er wordt gekozen voor tekst, illustraties, stappenlijsten, video of bijvoorbeeld een interactieve uitleg.
- Bepalen wat er in de handleiding moet en wat eventueel elders ondergebracht kan worden (bijvoorbeeld in een naslagwerk of een FAQ).
- Schrijven van de content en het maken van ondersteunende afbeeldingen (meestal screenshots).
- Checken op volledigheid en consistentie.
Stap 2
Vorm en stijl (toon, terminologie) beïnvloeden hoe begrijpelijk en bruikbaar de handleiding wordt. Deze stap omvat onder andere:
- Bepalen welke stijl het beste past bij merk en doelgroep (bijv. formeel vs. informeel).
- Template ontwikkelen die hierop aansluit.
Stap 3
De inhoud wordt in de ontwikkelde template gegoten en de handleiding wordt gepubliceerd in de gewenste vorm.
Een software handleiding maken: 5 aandachtspunten
Het maken van een software handleiding vereist zoals eerder toegelicht een andere aanpak dan het opstellen van een handleiding voor een fysiek product. Al zijn er ook overeenkomsten.
Gaat u aan de slag met het maken van een software handleiding? Belangrijke aandachtspunten voor de inhoud van zo’n handleiding zijn:
Aandachtspunt 1: Focus op de gebruiker en zijn doelen
Stem de inhoud af op de gebruiker en zijn interactie met de software.
- Relevante informatie: vermijd overbodige uitleg en beperk de inhoud tot wat de gebruiker echt nodig heeft.
- Stel taken centraal: organiseer informatie rond concrete gebruikersdoelen of scenario’s.
- Gericht op actie: beschrijf duidelijke, goed uitvoerbare handelingen.
- Stimuleer verkenning (indien gewenst): moedig gebruikers aan om de software zelf verder te ontdekken.
Aandachtspunt 2: Geef heldere structuur en uitleg
Bedenk goed hoe u de informatie aanbiedt en structureert.
- Geef conceptuele uitleg: Licht systeemlogica toe waar nodig. Dit vergroot het begrip en maakt de gebruiker zelfredzamer. Als een situatie afwijkt van het voorbeeld, kan de gebruiker door logisch redeneren zelf een passende oplossing vinden.
- Gebruik doordachte koppen: Heldere titels verbeteren de scanbaarheid. (Terug)zoeken wordt zo makkelijker.
- Wees beknopt: Houd instructies kort en to the point.
- Sluit secties af: Rond onderwerpen duidelijk af om verwarring te voorkomen. Zo ontstaat er geen onzekerheid over het voltooien van een taak. En is de overgang naar een nieuw onderwerp duidelijk.
Aandachtspunt 3: Minimaliseer fouten en ondersteun herstel
Gebruikers maken fouten en het herstellen van die fouten kost tijd. Zet in op foutpreventie en gebruiksvriendelijkheid.
- Voorkom fouten: schrijf instructies zo dat gebruikers niet snel de fout in gaan.
- Beschrijf foutafhandelingen: Leg uit wat te doen bij veelvoorkomende fouten.
- Test met echte gebruikers: Door gebruikerstesten komen de zwakke punten van een handleiding aan het licht.
Aandachtspunt 4: Houd toon, taal en toegankelijkheid in de gaten
Schrijf toegankelijk en professioneel.
- Let op de juiste volgorde: Beschrijf handelingen in logische stappen. Schrijf bijvoorbeeld ‘Ga naar file en klik op print’ in plaats van ‘Klik op print in het file menu ‘.
- Respecteer de gebruiker: schrijf helder en volwassen, zonder betutteling. En laat een gebruiker zelf bepalen wanneer hulp gewenst is (bijvoorbeeld in de vorm van een passieve help functie)
- Beperk jargon: Gebruik alleen vaktermen als de doelgroep ze kent.
- Zorg voor consistentie: Houd termen, stijl en symbolen overal hetzelfde.
Aandachtspunt 5: Kies het juiste format en werk efficiënt
- Kies het juiste format: Pas de vorm (video, pfd) aan op de context en houdt de leesbaarheid in de gaten. Gebruik in het geval van een pdf voldoende witruimte in de kantlijn, tussen de regels en rondom afbeeldingen. Dit verbetert de leesbaarheid van een tekst.
- Werk met bouwstenen: Gebruik taakstructuren die herbruikbaar zijn in verschillende contexten. Bijvoorbeeld altijd titel – stappen – controle – foutafhandeling. Zorg dat blokken onderhoudbaar en duidelijk afgebakend zijn.
Aan de slag
Schenkt u tijdens het maken van een software handleiding aandacht aan deze 5 punten, dan zorgt dat ervoor dat de handleiding begrijpelijk, bruikbaar en efficiënt inzetbaar is. Het resultaat is een handleiding die doet wat hij moet doen: ondersteunen, verduidelijken en begeleiden.
Schakelt u liever een specialist in? Manualise helpt u graag verder. Wij hebben meer dan 15 jaar ervaring met het maken van efficiënte en gebruiksvriendelijke handleidingen voor uiteenlopende klanten.