Aandachtspunten handleiding vertalen
Bij het laten vertalen van een handleiding spelen vaak een aantal vragen. Is het vertalen van de handleiding bijvoorbeeld verplicht? Hoe wordt het vertaalbureau geselecteerd? Wat zijn de risico’s en hoe wordt de kwaliteit gecontroleerd? Welke kosten zijn er en hoe worden deze in de hand gehouden? De belangrijkste aspecten zijn weergegeven in het onderstaande overzicht en worden daaronder nader beschreven.
Aandachtspunten bij vertalen handleiding
Waarom moet ik een handleiding vertalen? Over regels en gebruikers.
Hoe wordt een vertaalbureau geselecteerd? Over freelancers en grote bureaus.
Wat zijn mogelijke risico’s? Over projectmanagement en aansprakelijkheid.
Wat zijn de vertaalkosten en hoe kunnen die geminimaliseerd worden? Over kosten en besparingen.
1. Waarom een handleiding vertalen?
Europese richtlijnen verplichten over het algemeen een handleiding bij een product te leveren in de taal van het desbetreffende exportland. Voor consumentenproducten wordt dit min of meer verplicht gesteld door de Productveiligheidsrichtlijn en voor professioneel producten zeggen richtlijnen als de Arborichtlijn of verschillende CE richtlijnen hier het een en ander over. Er kunnen ook nationale regels zijn. Vertalen is dan in de meeste gevallen wettelijk verplicht.
Naast de wettelijke verplichtingen kan een reden om een handleiding te vertalen vanuit het oogpunt van gebruiksvriendelijkheid zijn. Indirect is dit dus een reden vanuit marketing perspectief. Een bij een product geleverde handleiding in de moedertaal van de gebruiker wordt namelijk beter gewaardeerd dan wanneer de handleiding bijvoorbeeld slechts in het Engels is geleverd.
Het is verstandig om voordat met de ontwikkeling van de handleiding wordt begonnen te weten in welke talen de handleiding gaat verschijnen. Het aantal talen kan namelijk van invloed zijn op de structuur van de handleiding en daarmee samenhangend het opmaakproces.
2. Selectie vertaalbureau
Bij ieder vertaalproject dient een weloverwogen keuze te worden gemaakt voor de vertaler of het vertaalbureau. Er kan worden gekozen voor een freelancer, een klein vertaalbureau of een groter bureau. Een freelancer is het goedkoopst, maar zal meer eigen inbreng vragen. Als er meerdere talen gewenst zijn, zullen er meerdere freelancers moeten worden ingeschakeld. Een groter vertaalbureau heeft meestal alle talen in huis, waardoor er slechts één contactpersoon is. Het kwaliteitsbeheer en projectmanagement worden door de grotere bureaus uit handen genomen. Vaak is het echter wel zo dat de grotere bureaus generieker zijn en niet beschikken over gekwalificeerde vertalers en alle benodigde kennis.
Bij de selectie van een vertaalbureau wordt ten eerste gekeken naar de vertaalervaring. Welke talen worden ondersteund, welke achtergrond en opleiding hebben de vertalers en zijn de vertalers native speakers? Ten tweede wordt bekeken of het bureau of de freelancer inhoudelijke expertise heeft. Ten derde wordt onderzocht hoe de kwaliteit gewaarborgd en gecontroleerd wordt. Tot slot zijn de kosten van het vertalen vanzelfsprekend van belang en worden deze tussen de verschillende aanbieders vergeleken.
3. Risico’s
Aan vertaalprojecten kleven risico’s. Weten welke risico’s dat zijn en hoe hiermee om te gaan is van essentieel belang voor het vertaalproject. Zo wordt er vaak gesproken over vertalen terwijl een tekst eigenlijk gelokaliseerd moet worden. Een tekst sec vertalen zorgt vrijwel altijd voor onjuistheden. Documentatie moet bijvoorbeeld worden aangepast aan nationale standaarden en regelgeving, begrippen, leestekens enz. Zo zullen de Nederlandse termen HBO of WO in andere talen niet zo kunnen worden overgenomen. Lokalisatie is een tekst dusdanig aanpassen en vertalen, zodat deze zowel taalkundig als technisch en inhoudelijk correct is. Goede communicatie met de vertaler of het vertaalbureau hierover verkleint het risico.
Een ander risico is gelegen in het kennisniveau van de vertaler. Vertalers hebben soms weinig kennis van een specifiek onderwerp waardoor de te vertalen tekst niet of verkeerd wordt begrepen. Hierdoor ontstaan slechte of onjuiste vertalingen. Zoals eerder benoemd moet bij de selectie van een vertaler worden gekeken naar de inhoudelijke expertise.
Ondanks dat een vertaalbureau garant zal staan voor de kwaliteit, is dit vaak moeilijk te controleren. Beheersing van de doeltaal is zowel bij onze opdrachtgever als bij ons niet altijd aanwezig voor een controleslag. Taal- en spelfouten zijn wel eens eenvoudig vast te stellen, maar de kwaliteit van stilistische kenmerken, zoals het taalgebruik of leesbaarheid, is vaak moeilijk objectief te meten. Daarom is het zaak om vooraf met een vertaler vast te leggen hoe klachten en opmerkingen worden afgehandeld. Het is altijd aan te raden om de vertaalde teksten (steekproefsgewijs) te laten controleren door een contactpersoon uit het land waar u uw product naar exporteert. Deze geplande controle kunnen wij naar de vertaler communiceren, zodat deze kan aangeven welke opmerkingen wel/niet binnen de verantwoordelijkheid van de vertaler vallen.
Goed toezien op de vertaalprocessen is erg belangrijk. Mocht er onverhoopt bijvoorbeeld toch een fout in een vertaling sluipen, waardoor een gevaarlijke situatie ontstaat, dan loopt u als fabrikant een risico. Stel bijvoorbeeld dat een zin wordt vertaald naar ‘ dit product is bedoeld voor gebruik buitenshuis’ in plaats van ‘dit product is niet bedoeld voor gebruik buitenshuis’. Bij een ongeval zal een rechter het product (een handleiding wordt gezien als integraal onderdeel van een product) als gebrekkig beoordelen en de fabrikant aansprakelijk stellen.
4. Vertaalkosten minimaliseren
Om te weten welke kosten op vertaalprojecten te besparen zijn, dient eerst duidelijk te zijn wat exact vertaalkosten zijn. De kosten bij vertaalprojecten zijn als volgt in te delen:
- De eigenlijke vertaalkosten die worden berekend aan de hand van het aantal woorden in de brontekst;
- Het projectmanagement;
- Desktop publishing (DTP) werkzaamheden voor het opmaken van de vertaalde documenten;
- Het onderzoeken en valideren van vakspecifieke terminologie (terminologiebeheer);
- Technische ondersteuning, zoals het voorbereiden van bestanden voor verwerking in vertaalgeheugens.
Kosten zijn te besparen op de volgende niveaus:
Goede opbouw van bestanden
Het automatische aanpassen van de inhoudsopgave en hoofdstukverwijzingen in de tekst voorkomt herhaaldelijk handmatig werk bij de vertaalde versies. Kopieer illustraties niet in de documenten zelf, maar gebruik koppelingen naar externe bestanden. Dit maakt het eenvoudiger om eventueel vertaalde illustraties te importeren. Ook het (consequent) gebruik van templates en sjablonen voorkomt veel handmatig opmaakwerk. Zo kunnen een voorgeprogrammeerde template in combinatie met XML bestanden de opmaak vrijwel geheel automatisch laten verlopen.
Beperk de hoeveelheid tekst
Het gebruik van korte, eenvoudige en actieve zinnen die op consequente wijze en met consistente terminologie zijn opgebouwd, verminderen de te vertalen tekst aanzienlijk. Dergelijke zinnen bevatten minder woorden doordat al het overbodige wordt geëlimineerd. Standaarden zoals het Simplified Technical English kunnen hiervoor gevolgd worden.
Een andere manier om de hoeveelheid tekst te verminderen is door het gebruik van illustraties. Illustraties zeggen meer dan 1000 woorden en vervangen ook nog eens al deze woorden. Een eenvoudig rekensommetje laat zien dat elk vertaal woord, inclusief alle extra activiteiten, gemiddeld zo’n 20 eurocent kost. Bij een document dat naar vijf talen wordt vertaald, bespaart ieder weggelaten woord een euro!
Maak gebruik van een content managementsysteem
Met name als er meerdere outputvormen gegenereerd moeten worden van een product (zoals een quick start, uitgebreide handleiding, flyer, website) in meerdere talen en/ of als er voor meerdere vergelijkbare producten documentatie moet worden gemaakt, kunnen veel kosten worden bespaard door met een CMS systeem te werken. In een database worden teksten en de vertalingen beheerd, zodat deze gebruikt kunnen worden voor diverse output vormen of voor vervolghandleidingen. Een CMS stimuleert hergebruik van teksten en de vertalingen.
Overweeg de combinatie van een quick start met een uitgebreide handleiding
Is het daadwerkelijk nodig om alle tekst te vertalen? Hoe vaak wordt informatie geraadpleegd? Overweeg alle noodzakelijke informatie van een product (zoals het waarschuwen tegen onbedoeld gebruik en het stimuleren van bedoeld gebruik) in een quick start op te nemen, die vertaald wordt naar meerdere talen. Verwerk de rest van de informatie vervolgens in een uitgebreide handleiding, die slecht in één taal wordt uitgebracht. Als deze handleiding ook nog eens online wordt geplaatst bespaart dit veel drukkosten.
Werkwijze om een handleiding te vertalen
Bij het vertalen van een handleiding doorlopen wij altijd de volgende stappen: