Eine Anleitung in 5 Schritten
Beim Thema Anleitungen gibt es einige grundsätzliche allgemeingültige Punkte, die branchen- und formatübergreifend für jedes Produkt, jedes Gerät und jede Software zu berücksichtigen sind. Ohne die Kenntnis dieser Grundsätze und die entsprechende Fachkompetenz ist an eine gute Anleitung nicht zu denken. Die wichtigsten Punkte sollen im Folgenden kurz erläutert werden.
1. Sie möchten eine Anleitung entwerfen? Dann müssen Sie zunächst Ihre Zielgruppe kennen!
Wenn Sie eine Anleitung entwerfen, müssen Sie sich darüber im Klaren sein, dass jede Zielgruppe ihre eigenen unterschiedlichen Eigenschaften hat. Der private Nutzer eines Telefons hat einen komplett anderen Informationsbedarf als ein Monteur, der große, komplexe Kühlsysteme installiert. Eine gute Anleitung muss daher immer auf die entsprechende Zielgruppe bzw. den Nutzertyp abgestimmt sein.
Bevor es an die eigentliche Anleitung geht, müssen die nötigen Informationen zusammengetragen werden. Diese Informationen kommen meist von Spezialisten, die besonders den technischen Aspekt eines Produkts im Blick haben – Designer, Entwickler oder Konstrukteure – aber auch Kommunikations- oder Marketingexperten zählen dazu. Und sie alle verwenden ihre ganz eigene Fachsprache. Die Kunst ist nun, die gesammelten Informationen so aufzubereiten, dass sie dem Nutzer verständlich nahegebracht werden können, ohne dabei Wichtiges außen vor zu lassen.
2. Inhaltsverzeichnis
Wenn Sie einmal zehn Anleitungen vergleichen, werden Ihnen bestimmte Gemeinsamkeiten auffallen. Der Zweck einer Anleitung ist es, den Nutzer zur korrekten, bestimmungsgemäßen und vor allem sicheren Nutzung des Produkts zu befähigen. Dazu müssen die enthaltenen Informationen nicht nur vollständig sein, sondern auch logisch und verständlich gegliedert. Die in Deutschland geltende Norm für Gebrauchsanleitungen ist die DIN 82079 , die unter anderem Vorschriften zum Inhalt von Anleitungen enthält. Jede Anleitung, die Anspruch auf Korrektheit erhebt, muss auf Grundlage der dort beschriebenen Gliederung strukturiert sein. Zwingend erforderlich sind gemäß dieser Norm folgende Kapitel:
- Technische Spezifikationen
- Warnungen
- Installation
- Inbetriebnahme
- Wartung
3. Informationsrecherche
Stehen die Inhalte zumindest im Groben fest, kann die Struktur mit Inhalt gefüllt werden. Immer ist zu beachten, dass so viele Informationen wie möglich zusammengetragen werden müssen – CAD-Dateien, Marketingdokumentation, Risikoanalysen und vieles mehr. Der Ersteller sammelt, filtert und analysiert diese Daten und hakt nach, wenn Informationslücken auffallen oder weiterer Recherchebedarf entsteht.
Ein besonders wichtiger Punkt ist die Kenntnis sämtlicher Verpflichtungen bezüglich Produktsicherheit und Produkthaftung. Solche Verpflichtungen betreffen nämlich oft auch die Produktdokumentation und damit den Inhalt der Anleitung.
Für Verbraucherprodukte gilt die Richtlinie über die allgemeine Produktsicherheit 2001/95/EG, deren Zweck es ist, den Verbraucher vor mängelbehafteten Produkten zu schützen. Unter Produktmängel gemäß dieser Richtlinie fallen auch mangelhafte Anleitungen. Bei professionellen Produkten werden häufig in CE-Richtlinien Anforderungen an die Anleitung gestellt. Das Kürzel „CE“ steht für „Conformité Européenne“
4. Texte verfassen
Sind alle nötigen Informationen vorhanden und übersichtlich geordnet, werden sie in Text gefasst. Meist müssen die Produktinformationen redigiert, also verständlich und leserfreundlich aufbereitet werden. Während technische Informationen oft sehr komplex und daher für Laien schwer verständlich sind, geht bei Marketingtexten der vorrangige Werbezweck häufig zu Lasten des Inhalts. Der Zweck einer Anleitung ist nicht, möglichst viel an Informationen unterzubringen – der Maßstab muss immer sein, welche Informationen die Zielgruppe benötigt und anwenden kann, und in welcher Form sie ihr am Besten zu vermitteln ist. Eine präzise und effektive Informationsvermittlung kann für jeden Nutzertyp anders aussehen.
Zwei Prinzipien spielen dabei eine wichtige Rolle: Minimalismus und Simplified Technical English (STE). STE reduziert die Textmenge – überflüssige oder nicht informationstragende Elemente werden weggelassen, wodurch eine durchschnittliche Reduzierung um 30 % erzielt wird. Die Grundsätze des STE sind in der Norm ASD-STE100 zu finden. Das Prinzip des Minimalismus dagegen optimiert die Informationsaufnahme und -speicherung – die erforderliche Aufnahmezeit kann um bis zu 30 % reduziert werden, während die Speicherung sich um bis zu 25 % verbessert.
In vielen Fällen sind auch Illustrationen sehr hilfreich – manchmal ist es sogar möglich, völlig ohne Text auszukommen. Ein großer Vorteil textersetzender Illustrationen ist die Reduzierung der anfallenden Übersetzungskosten. Ein Bild sagt bekanntlich mehr als 1000 Worte. Ein gutes Gleichgewicht von Text, Illustrationen und Leerraum lockert die Anleitung optisch auf und optimiert Leserfreundlichkeit und Verständlichkeit.
5. Zusammenstellung
Der bekannteste und nach wie vor am weitesten verbreitete Anleitungstyp ist die gedruckte Anleitung in Papierform. Online-Anleitungen und On-Device-Anleitungen werden jedoch immer beliebter. Für die Veröffentlichung dieser unterschiedlichen Ausgabeformate gibt es diverse Softwarepakete. Diese Software für Authoring, Editing, Publishing nutzt Datenbanken, in denen Texte organisiert werden. Die gute modulare Verwaltung dieser Texte (mit entsprechenden Übersetzungen) fördert deren Wiederverwendung, wodurch die Übersetzungskosten beträchtlich gesenkt werden. Die am häufigsten verwendeten Softwarepakete in der technischen Dokumentation und bei der Erstellung von Anleitungen sind FrameMaker und Author-it.
Herangehensweise bei Erstellung unterschiedlicher Anleitungen
Die grundlegenden Schritte zur Erstellung einer Anleitung sind jedoch bei Manualise für all diese Anleitungstypen gleich:
