PDF-Anleitung


PDF-Anleitungen online veröffentlichen

Zunehmende Internationalisierung und Erschließung neuer Märkte zwingen Unternehmen, ihre Anleitungen in mehreren Sprachen zur Verfügung zu stellen. Dadurch werden die Anleitungen häufig so umfangreich, dass sie bei kleineren Geräten gar nicht mehr in die Verpackung passen. Zudem ist eine so umfangreiche Anleitung teuer: Es fallen nicht nur Übersetzungskosten an – auch die Kosten für Druck, Papier und Transport steigen. Die Lösung kann ein mehrsprachiger Quick Start Guide in der Verpackung und die Veröffentlichung aller übrigen Informationen als HTML– oder PDF-Datei online sein.

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Gesetzgebung

Einschlägige Gesetze zur Bereitstellung einer PDF-Anleitung online besagen eindeutig: Produkten muss eine Anleitung in Papierform beiliegen. Diese Antwort findet sich nicht direkt in den
CE-Richtlinien, sondern ergibt sich aus den entsprechenden Leitfäden. Diese Leitfäden sind ebenfalls vom europäischen Gesetzgeber verfasst und können als Anleitung zur Auslegung der Richtlinien betrachtet werden. Primäre Ziele einer Anleitung sind die Verhinderung möglicher Gefahrensituationen durch unsachgemäßen Gebrauch und die Förderung des vorgesehenen Verwendungszwecks. Dies wird am besten erreicht, indem man die Anleitung zum Produkt in die Verpackung legt. Online-Anleitungen in Form von PDF-Dateien oder HTML-Text setzen voraus, dass der Nutzer Zugang zum Internet hat und mit einem Computer umgehen kann. Selbst dann kann nicht garantiert werden, dass die Anleitung immer verfügbar ist. Aus diesem Grund erachtet der Gesetzgeber diese Art der Bereitstellung als nicht zulässig.

PDF-Anleitung online und Quick Start Guide in der Verpackung?

Ein Quick Start Guide bietet einen möglichen Kompromiss. Der Quick Start Guide enthält alle nötigen Informationen zu bestimmungsgemäßem und unsachgemäßem Gebrauch. Alles Übrige, z. B. die Beschreibung von Funktionen, kann online veröffentlicht werden. Für viele Unternehmen bedeutet dies, dass ihren Produkten keine umfangreichen gedruckten Anleitungen mehr beigelegt werden müssen. So sparen sie Kosten und tragen mit der Verringerung Papiermenge und Transportaufwand sogar zum Umweltschutz bei.

Am nachfolgenden Beispiel wird dies anschaulich erläutert. Der europäische Distributionsbetrieb der Marke AKAI führt jährlich ca. 50 Produkte in sieben europäischen Ländern ein. Diesen Produkten liegen insgesamt ca. 200.000 Anleitungen bei. Eine Anleitung mit 100 Seiten wiegt 125 g – das sind 25.000 Kilo Papier. Die Druckkosten für eine solche Anleitung liegen bei knapp drei Euro, also alles in allem fast 600.000 € pro Jahr.

Seit AKAI mit Manualise zusammenarbeitet, ist das Unternehmen auf Online-Anleitungen umgestiegen. Dem Produkt liegen ein Quick Start Guide und ein Sicherheitsdatenblatt bei. Auf einer doppelseitig bedruckten DIN-A4-Seite sind die wichtigsten Bedienungsschritte zusammengefasst. Das Sicherheitsdatenblatt enthält die wichtigsten Hinweise und Sicherheitsvorschriften. Dank der visuellen Darstellung, unterstützt durch deutlich lesbaren Text, sind die Informationen direkt und schnell aufnehmbar.

Es hat sich herausgestellt, dass selbst Nutzer, die sonst nie Anleitungen lesen, den Quick Start Guide gut angenommen haben. Wünscht der Nutzer weitere Informationen, ist die komplette Anleitung im Internet als PDF verfügbar.

Für die Erstellung beider Anleitungstypen verwendet Manualise eine selbst entwickelte Software, welche die direkte Veröffentlichung von Anleitungen als PDF oder online erlaubt. Diese Software ist mit einer Datenbank verbunden und fördert die optimale Wiederverwendung bereits übersetzter Textsegmente, was zusätzlich der Minimierung der Übersetzungskosten dient.

 

Vorteile von PDF-Anleitungen

Online-Anleitungen im HTML- oder PDF-Format haben diverse Vorteile gegenüber Anleitungen in Papierform. Nachstehend sind die wichtigsten Vorteile der elektronischen Alternative aufgeführt.

1. Wettbewerbsfähigkeit

Die Kosteneinsparung kann Ihre Wettbewerbsfähigkeit entscheidend verbessern. Gespart wird nicht nur an Papier- und Druck, sondern z. B. auch am Transport. Und wenn Sie nur den Quick Start Guide übersetzen lassen, reduzieren sich zudem die Übersetzungskosten.

2. Umweltschutz

Reduzierter Papierverbrauch bedeutet eine geringere Belastung für die Umwelt. Für große Unternehmen, deren Produkte überall auf der Welt vertreten sind, wie z.B Apple, kommen so schnell hunderttausende Tonnen CO2 zusammen, die nicht in die Atmosphäre gelangen.

3. Google-Ranking

Dieser Punkt gilt nur für HTML-Texte, die auf Websites zu finden sind. Diese werden von Google indiziert, so dass dem Nutzer bei der Suche im Internet die gesuchten Informationen angezeigt werden und das Google-Ranking verbessert wird.

4. Die Anleitung passt wieder in Verpackung

Beispiel: Ein Importeur von Universalfernbedienungen kontaktierte Manualise, da er durch die Erschließung neuer internationaler Märkte gezwungen war, seine Anleitungen in immer mehr Sprachen bereitzustellen. Die Anleitungen wurden schließlich so umfangreich, dass sie nicht mehr in der Verpackung unterzubringen waren.

5. Zeitgemäße Formate

Durch die Bereitstellung einer Online-Anleitung präsentiert sich Ihr Unternehmen als zeitgemäß, nutzerfreundlich und kundenorientiert. Das Internet ist heute allgegenwärtig und wird von immer mehr Menschen zur Informationsrecherche genutzt. Ein Tablet oder Smartphone ist häufiger greifbar als eine Dokumentation auf Papier.

6. E-Learning

E-Learning-Systeme erlauben dem Nutzer anzugeben, dass er die Produktinformationen verstanden hat. Dies kann aus dem Blickwinkel der Sicherheit und Effizienz eine wichtige Information sein.

7. Handlichkeit

Ein digitales Dokument ist in vielen Punkten praktischer als eine Anleitung auf Papier. Man denke nur an die umfangreiche Dokumentation eines Flugzeuges. Von Fokker Services durchgeführte Tests haben ergeben, dass iPads, auf denen sich die Anleitung in PDF-Form befand, anstelle gedruckter Handbücher in Flugzeuge mitgenommen wurden.

8. Nutzerstatistiken

Welche Informationen werden von Nutzern am häufigsten abgerufen? Aus digitalen Informationen lassen sich Statistiken erstellen, die Antworten auf diese und ähnliche Fragen liefern, die anschließend beispielsweise für Produktverbesserungen verwendet werden können.

9. Eine für alle

Eine PDF-Anleitung kann von mehreren Nutzern gleichzeitig gelesen werden – es braucht nicht jeder sein eigenes Exemplar.

10. Auffindbarkeit

Durch Suchfunktionen wie die Tastenkombination Strg+F sind Informationen ohne langes Blättern leicht auffindbar.

Referenzen

Sie möchten eine PDF- oder Online-Anleitung erstellen lassen, eventuell ergänzt durch einen Quick Start Guide, und brauchen dafür einen zuverlässigen Partner? Manualise unterstützt seine Kunden mit Rat und Tat bei der Erstellung, Optimierung und Verwaltung ihrer Anleitungen. Zu unseren Kunden zählen:

„Auf meine Mails wird umgehend reagiert und mir ist immer klar, wer mein Ansprechpartner ist. Manualise ist ein junges und dynamisches Unternehmen.“

- Jan Voorbergen , AKAI Benelux -


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